La Robotic Process Automation (RPA) negli acquisti
Opinioni

La Robotic Process Automation (RPA) negli acquisti

18/10/2019 Stefan Roggatz

L'intelligenza artificiale (AI) offre grandi opportunità per rendere gli acquisti più efficaci ed efficienti. Ancora oggi, la maggior parte delle aziende non è pronta a sfruttare appieno il potenziale dell'Intelligenza Artificiale. Con la Robotic Process Automation (RPA), le aziende possono gettare le basi per il loro futuro con un'intelligenza artificiale ad alte prestazioni. Inoltre, allo stesso tempo, beneficiano di risultati concreti e facilmente misurabili in breve tempo.

Che cos'è l'RPA?

La Robotic Process Automation, o RPA, è l'automazione di compiti semplici e ripetitivi in un'infrastruttura IT. La RPA può essere intesa come una versione digitale della robotizzazione e/o automazione su una linea di assemblaggio.

I robot digitali (bots) possono utilizzare applicazioni individuali e creare interazioni tra applicazioni diverse. Sono progettati per gestire l'inserimento, l'estrazione, il consolidamento, la copia e l’integrazione dei dati. Velocizzano le attività riducendo al minimo il tasso d’errore, come farebbe un utente abituale, ma lasciando più tempo da dedicare a operazione ad alto valore e/o strategiche.

L'RPA può essere utilizzato in molti processi aziendali, come ad esempio la gestione paghe, la gestione dei resi, le richieste dei clienti, la manutenzione, ecc. Naturalmente, vi sono diversi scenari per l'applicazione nella gestione degli acquisti. Secondo uno studio McKinsey, il 50-70% di tutti i compiti di un'azienda può essere automatizzato.

Campi di applicazione della RPA negli acquisti

La digitalizzazione negli acquisti occupa un posto di primo piano nell'agenda delle aziende. In uno studio PwC del 2018, il 60% dei responsabili degli acquisti ha dichiarato di voler implementare un programma di digitalizzazione nei prossimi cinque anni. In molti casi, il passaggio al digitale negli acquisti è ancora in una fase iniziale. Non sorprende, quindi, che si tratti ancora di un tema delicato nell'ambito degli acquisti, seppur nella crescita di adozione.

I processi di acquisto e di approvvigionamento coinvolgono diversi attori, sia in realtà decentralizzate e che in strutture decentralizzate e con molteplici passaggi da seguire. Data la caratteristica eterogeneità dell'informatica e la complessità delle organizzazioni, ad esempio nella gestione delle query o nell'elaborazione delle fatture, l'integrazione della RPA risulta di grande aiuto.

Esempi di RPA nella gestione della catena di approvvigionamento

Spesso accade che quando si pensa a scenari di implementazione di RPA in Acquisti, si prevedono ritorni a lungo termine. Tuttavia, per ottenere risultati di ottimizzazione significativi, la gestione dei fornitori è l'opzione migliore per iniziare. Questo perché i dati dei fornitori devono essere presentati e le informazioni devono essere raccolte, verificate e aggiornate. Inoltre, la presenza di numerose interfacce per il software di approvvigionamento lo rende un ambiente ideale per l'automazione dei processi robotizzati.

In questo scenario, i collaboratori responsabili dell'aggiornamento dei dati anagrafici e delle banche dati possono risparmiare tempo prezioso se i robot si occupano della manutenzione dei dati dei fornitori e dei sistemi di indicizzazione e, ad esempio, dell'aggiornamento dei tassi di cambio, dei prezzi delle materie prime, dei listini prezzi, ecc.

Altre aree che possono beneficiare della RPA sono:

Produttività del team acquisti: con RPA, i team acquisti possono concentrarsi su altri tipi di attività, mentre i bot eseguono attività ricorrenti di manutenzione dei dati. È possibile eseguire aste settimanali automatizzate per mantenere aggiornati i prezzi dei fornitori e utilizzare i bot per generare valutazioni dei fornitori e aggiornare i listini prezzi.

Controllo delle risorse per la conformità ai requisiti di legge: lo sforzo di acquisizione di tutti i documenti dei fornitori e dei documenti legali per verificarne la rispondenza ai termini richiesti, è un compito noioso e time consuming per le aziende. I bot possono rivedere i documenti esistenti e inviare automaticamente e-mail ai fornitori in caso di discrepanze.

Conoscenza dei fornitori e riduzione rischi: I bot possono raccogliere automaticamente informazioni da database di noti fornitori di servizi come D&B, Bureau van Dijk o Ecovadis, così come da siti web aperti e fornire una valutazione del rischio dei fornitori (corruzione, CSR, ecc.), per poi inviare avvisi via e-mail in caso di incongruenze.

I 6 vantaggi di RPA nell'acquisto

Le aziende che utilizzano la RPA in processi adeguati ottengono benefici economici diretti e indiretti. Se a breve termine si riscontra un aumento della produttività, a lungo termine si può trarre vantaggio da una riorganizzazione interna. I vantaggi possono essere riassunti su queste aree:

1_Risparmio di costi: la configurazione di un bot è di solito molto più veloce rispetto allo sviluppo di un'interfaccia o alla configurazione di un'API. Dato il gran numero di applicazioni di acquisto, RPA offre alle aziende un enorme potenziale di risparmio.
2_Aumento della produttività: quando i robot assumono compiti ripetitivi, non è più necessario duplicare le immissioni manuali. I dipendenti guadagnano tempo per concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto.
3_Miglioramento dell'affidabilità del processo: RPA elimina il rischio di registrazioni errate, documenti inviati accidentalmente ai destinatari sbagliati e record collegati in modo errato.
4_Migliore conformità: Fino ad ora, i sistemi di conformità si sono affidati in larga misura a processi manuali. Con l'automazione dei processi, un flusso di lavoro può essere replicato senza errori.
5_Facilità d’uso: l'acquisto di sistemi informativi è complesso e richiede molto tempo per l'apprendimento. Quando RPA assume compiti di routine, i dipendenti possono concentrarsi sulle parti strategicamente rilevanti delle applicazioni, accorciando la curva di apprendimento e risparmiando tempo, in modo che gli utenti si concentrino sulle attività che sono più vantaggiose per l'azienda.
6_Predisporsi all'Intelligenza Artificiale: con l'implementazione di RPA, le aziende stanno tecnicamente preparando i loro processi per l'utilizzo di strumenti di AI più potenti. Introducendo la RPA, quindi, i dipendenti possono prepararsi alla futura collaborazione con l'IA e all'era degli acquisti predittivi.

 

Da dove iniziare

Molte aziende sono scettiche nei confronti della nuova tecnologia: vale l'investimento? Con quale processo dovremmo iniziare? Le aziende non hanno bisogno di eseguire complessi processi di modellazione prima di poter implementare la RPA, né hanno bisogno di avere i loro dubbi chiariti in anticipo. Questo si trasforma facilmente in un freno alla loro digitalizzazione.

Consigliamo invece di selezionare un processo semplice e ripetitivo nella gestione della supply chain, implementando l'automazione dei processi robotizzati e aspettando i primi successi. I risultati parlano da soli. Convinceranno gli scettici e ispireranno i team a trovare da soli nuovi processi automatizzati e ad implementare l'RPA in modo indipendente.

Per avere maggiori informazioni, contattateci.

Stefan Roggatz

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