Purchase to pay (P2P). Purchase to pay (P2P) e Guided Buying, il nuovo standard nelle aziende
Opinioni

Purchase to pay (P2P) e Guided Buying, il nuovo standard nelle aziende

15/07/2020 Stefan Roggatz

Malgrado la crescente adozione di soluzioni digitalizzate, le aziende dedicano ancora troppo tempo ad attività a basso valore aggiunto, soprattutto nell’operatività degli acquisti. Per questi dipartimenti l’AI è di grande supporto, fornendo la possibilità di  automatizzare flussi documentali e fatture in una soluzione innovativa e completa.

La soluzione Procure-to-Pay di Synertrade consente alle aziende di collegare digitalmente i processi di approvvigionamento lungo le singole fasi e di automatizzare lo scambio di dati, dalla creazione di cataloghi di prodotti e servizi alla gestione delle fatture in entrata dei fornitori. Per utilizzare questo sistema di approvvigionamento, le aziende devono prima definire i processi principali, la gestione dei prodotti e i relativi parametri. In questo modo i processi operativi possono essere decentralizzati e gestiti in base alle necessità.

Caratteristiche principali di una soluzione completa

Per far sì che un sistema P2P venga adottato efficacemente in azienda, deve essere garantita la coerenza del processo. La soluzione Synertrade supporta gli uffici acquisti lungo l’intero processo: l'ordine viene trasmesso elettronicamente al fornitore, viene elaborata la conferma d'ordine, realizzata la registrazione delle merci in entrata e dei reclami, infine elaborate le fatture in entrata.

Queste ultime possono essere elaborate sia con che senza riferimento all'ordine. Gli ordini d'acquisto vengono inseriti elettronicamente nel sistema. I dati per gli articoli a catalogo e il testo libero nell'area MRO (parti C o merci indirette) vengono integrati direttamente negli ordini d'acquisto mediante l'accoppiamento con il sistema ERP, al fine di trasmettere un documento consolidato ai fornitori tramite un gateway.

Il portale fornitori viene utilizzato per la comunicazione centrale tra le aziende e i fornitori. Il fornitore può creare e caricare la conferma d'ordine, la ricevuta della merce e la fatturazione direttamente sulla piattaforma o comunicare tramite connessione SST.

Guided Buying – ordinare come in un negozio online

L'acquisto guidato offre un valore aggiunto per gli ordini. Se l'esigenza si presenta in azienda, una procedura guidata supporta il buyer attraverso il sistema e verso il prodotto o la soluzione giusta. Un esempio di utilizzo: un sistema di riscaldamento difettoso che necessita di sostituzione, un utente autorizzato a selezionare un fornitore e una procedura guidata che semplifica il processo decisionale per l'utente. In questo caso, l'utente accede alla banca dati del sistema, inserisce i componenti richiesti del sistema di riscaldamento, aggiunge ulteriori caratteristiche come il produttore, le dimensioni e la funzione. Queste informazioni sono sufficienti affinché il sistema visualizzi i fornitori o i fornitori di servizi appropriati che sono disponibili. Il processo di acquisto guidato semplifica l’attività dell’utente, grazie ad un sistema di e-procurement "user -friendly".

Automazione nell'elaborazione delle fatture

Gli ordini di acquisto vengono creati, registrati, assegnati, poi rilasciati e trasmessi al fornitore per via elettronica dal sistema. Contemporaneamente viene registrata l'intera ricezione della merce, sia per le consegne parziali che per quelle finali. Inoltre, è possibile inserire e documentare resi e reclami, oltre a generare e trasmettere al fornitore note di credito o richieste di note di credito. L'integrazione diretta con la successiva verifica delle fatture assicura il monitoraggio e la compensazione degli importi delle fatture e delle note di credito. 
Da questo insieme di dati, le fatture parziali e finali possono essere inviate direttamente, assegnate e controllate automaticamente.

Ciò avviene tramite il three-way match:

  • Verifica della fattura
  • Controllare l'ordine
  • Controllo della ricezione della merce

Non appena tutti i componenti di verifica corrispondono, la fattura viene automaticamente elaborata "scura" e prenotata direttamente. In caso di variazioni, come il prezzo o la quantità, viene avviato un flusso di lavoro specifico di rilascio. Il processo può essere ulteriormente ottimizzato definendo le tolleranze in combinazione con le percentuali e gli scostamenti assoluti.

Anche le fatture senza riferimento d'ordine e le fatture dei costi possono essere elaborate automaticamente. Attraverso l'integrazione della gestione dei contratti, le fatture vengono confrontate con i contratti, ad esempio per i contratti di quantità e valore vengono controllate sia le condizioni che le quantità concordate. Qui i dati delle fatture vengono assegnati direttamente ai contratti. In questo modo si ha un controllo completo dell'utilizzo dei contratti negoziati.

I servizi vengono verificati rispetto all'ordine di acquisto sulla base dell'inserimento del servizio. Poiché lo sforzo richiesto per la verifica qualitativa è al momento della determinazione del servizio, si consiglia di utilizzare la procedura di autofatturazione. In questo caso, il servizio eseguito viene valutato quantitativamente e qualitativamente, e su questa base viene emessa una nota di credito al venditore. Questa viene passata nel sistema ERP e processata per il pagamento. In questo modo si elimina la necessità di un doppio controllo della transazione e si assicura che venga pagato esattamente il servizio che è stato fornito.

Grazie alla piattaforma Camunda Enterprise, il flusso di lavoro di fatturazione può essere adattato con grande semplicità. La combinazione dei motori BPMN e DMN offre la massima flessibilità con il minimo intervento nello sviluppo e le aziende possono mappare tutti gli scenari di verifica.
Il motore porta ancora più vantaggi:

  • I flussi di lavoro possono essere modellati graficamente e importati direttamente nell'applicazione.
  • Non è necessaria alcuna personalizzazione per la progettazione del flusso di lavoro nel software.
  • I dati in tempo reale (runtime) possono essere separati dai dati storici (storia).
  • È senza stato, può essere scalato orizzontalmente ed è facile da raggruppare.

 

L'intelligenza artificiale garantisce la minimizzazione degli errori

Nel software è integrato un componente di intelligenza artificiale (AI), che permette un'adeguata assegnazione dei task e l'invio di proposte al processore nel corso del tempo e sulla base delle condizioni apprese.
Per garantire che l'assegnazione automatica funzioni senza errori, i G/L ( General Accounts) possono essere raggruppati secondo diversi criteri, ad esempio secondo gruppi di materiali, ma anche secondo altre caratteristiche dell'azienda e del settore. È inoltre possibile suddividerli in base ai settori di prodotti, servizi, acquisti dal paese o dall'estero, mercati di approvvigionamento regionali o internazionali e acquisti di beni da società affiliate, collegate o partecipanti.
L'IA nel sistema garantisce già oggi che si evitino errori di assegnazione. Ciò è reso possibile dal confronto dei dati con i dati anagrafici nel sistema ERP quando l'utente inserisce i requisiti, individuando così direttamente eventuali scostamenti e suggerendo alternative.

Stefan Roggatz

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