Perchè la “Source to Pay Migration” è simile alla ristrutturazione di una casa
Opinioni

Perchè la “Source to Pay Migration” è simile alla ristrutturazione di una casa

29/01/2018 Roger Blumberg, VP Strategy presso SynerTrade

Scritto da Roger Blumberg, VP Strategy presso SynerTrade

Sempre più aziende scelgono di migrare le loro soluzioni “Source To Pay” al cloud, dopo aver identificato un nuovo fornitore. E in effetti cambiare una soluzione oggi è più semplice e più veloce di un tempo. Concedetemi una similitudine, cambiare un fornitore è un po’ come ristrutturare una casa: l’aspettativa e la motivazione sono quelle di avere una casa migliore, più confortevole e che risponda alle esigenze attuali. Allo stesso modo quando si contempla il passaggio a una soluzione Digital Procurement, ci si aspetta un importante miglioramento alla fine del processo di migrazione.

Ecco alcuni consigli pratici per avere successo in una migrazione:

 

  1. Le fondamenta non si cambiano

Così come avete costruito solide fondamenta della vostra casa, allo stesso modo nel corso degli anni è stata costruita una solida modalità operativa sulla soluzione iniziale per i processi più complessi. Sono stati costruiti ottimi template di sourcing, si sono perfezionati workflow e processi di business. Quando si cambia soluzione spesso viene richiesto di modificare queste basi e la relazione all’inizio vacilla. Stravolgere tutto e modificare le basi, le fondamenta della casa? Assolutamente no, perché è rischioso, troppo costoso e richiede tempi lunghi. Piuttosto, è importante collaborare con fornitori capaci di gestire e comprendere i nostri stessi principi – le basi – e, in tal modo, raggiungere rapidamente una nuova, ma solida, interrelazione. Pochi sapranno come interagire con i vostri valori cardine, per questo è fondamentale selezionare un partner che utilizzi strumenti di migrazione giusti in grado di garantire una transizione agevole.

 

  1. Sbarazzarsi delle cose inutili presenti nell’armadio

Quando si cambia è l’occasione per fare un po’ di pulizia! È importante considerare ciò che si ha e che si vuole mantenere dopo la ristrutturazione e fare una lista di tutto ciò che si vuole eliminare. Queste migrazioni danno l’opportunità di mettere ordine per mantenere le cose veramente importanti, archiviare ciò che non serve, tenendo conto delle regolamentazioni vigenti. Un fornitore competente in questa fase è in grado di supportare efficacemente per tenere ciò che serve e al contempo eliminare il superfluo, con una soluzione appropriata e affidabile.

 

  1. Non pagare più del necessario!

Paghereste più per rinnovare una casa che per comprarne una nuova? Ovviamente no! Allo stesso modo adottate lo stesso approccio nella migrazione a una soluzione di Digital Procurement. Partire da una base solida di dati e processi esistenti comporta un notevole risparmio di tempo per voi e per il fornitore che sceglierete, perché non dovrà ricostruire tutto da zero.  Sappiate scegliere quindi un fornitore in grado di identificare e gestire il valore di ciò che è già stato fatto.

 

  1. Non ricostruire la casa nuova identica alla vecchia

Spesso ci sono elementi della vecchia casa che non piacciono o non servono più, quindi, quando viene effettuata la ristrutturazione, è il momento di cambiarli. Un rinnovo è un’opportunità per ripensare ai processi aziendali che sono stati stabiliti molti anni prima e concentrarsi su ciò che ha davvero senso mantenere, su cosa è possibile e necessario automatizzare e digitalizzare. Non bisogna commettere l’errore di sostituire un articolo con la sua versione più recente. Prendetevi il tempo per riflettere su ciò che va migliorato per massimizzare i benefici del progetto di migrazione.

 

  1. Una ristrutturazione è più rapida

Ristrutturare una casa richiede meno tempo del costruirla. Spesso incontriamo clienti ai quali è stato pianificato più di 1 anno per completare una migrazione, con la scusa che per completare la totale migrazione si impiega più tempo che iniziare il progetto dall’inizio.  Non è così. Una ristrutturazione di una soluzione “Source To Pay” sarà sempre più veloce di una “nuova costruzione”, intorno al 50% più veloce. Se venisse richiesto più tempo bisognerebbe chiedere al provider quante migrazioni sono state veramente fatte e le loro referenze.

 

  1. Informate i vicini della ristrutturazione

I vicini saranno influenzati dalla ristrutturazione. Coinvolgete e avvisate per tempo i vostri utenti interni e fornitori. Entrambi molto probabilmente dovranno utilizzare la soluzione per aggiornare i loro dati, quindi informateli in modo che siano evidenti i benefici della migrazione. La comunicazione e la gestione del cambiamento sono la base per il successo di una migrazione, per questo è importante trasmettere il cambiamento attraverso un messaggio positivo.

 

  1. Comunicate i risultati ottenuti

Ogni ristrutturazione è una sorta di rinascita.  Siate soddisfatti di aver implementato uno strumento tecnologicamente avanzato per i processi “Source To Pay”. Informate tutti coloro che sono stati coinvolti, utenti interni e fornitori, delle misure adottate per modernizzare la soluzione e dei risultati ottenuti, sottolineando l’esperienza di efficienza a vantaggio di tutti.

 

La ristrutturazione di una casa – come la migrazione a una soluzione di Digital Procurement – non sono mai cosa semplice. Oggi però grazie ai tool di migrazione esistenti e al supporto di aziende che hanno le competenze e le conoscenze necessarie per identificare la soluzione e supportarvi nella gestione del cambiamento, tale passaggio risulta più facile.  Molte aziende sono costrette a rinnovarsi perché i loro fornitori hanno chiuso i battenti o hanno cambiato proprietà. Altri, invece, scelgono di rinnovarsi perché la loro soluzione è obsoleta. Indipendentemente dal motivo che vi porta a una migrazione, coglietela come opportunità, considerando i punti suggeriti sopra nel realizzare la ristrutturazione.

 
Roger Blumberg, VP Strategy presso SynerTrade

Roger Blumberg, VP Strategy presso SynerTrade

Roger Blumberg, VP Strategy presso SynerTrade

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