Compliance
Opinioni

Il Procurement, partner strategico nella governance aziendale

06/03/2020 Jaime Lopez

Il rispetto delle politiche aziendali è senza dubbio tra i temi più attuali. Da alcuni anni, le indagini condotte dai diversi uffici acquisti, hanno evidenziato percentuali superiori al 65% in termini di importanza attribuita a questo tema.
La digital transformation delle aziende deve tener conto del livello di rispetto della compliance aziendale come obiettivo critico da raggiungere, sia a livello globale che nell’evoluzione digitale degli acquisti.

Jaime Lopez, Presales Manager Synertrade, ha analizzato questo tema per noi.

Come si adattano le funzionalità digitali delle soluzioni di eProcurement rispetto alla conformità alle normative vigenti in Spagna, come in altri paesi europei?
Nonostante l'aumento degli investimenti nelle soluzioni di eProcurement, siamo a metà strada verso il raggiungimento di una situazione ottimale. La stragrande maggioranza dei CPO si preoccupa di massimizzare il livello di copertura dei contratti, di collaborare con l'ufficio legale per snellire la definizione dei modelli con clausole efficaci, o di mantenere un livello di informazione sui propri fornitori che minimizzi i rischi finanziari o di responsabilità sociale d'impresa.
Il fatto è che spesso questo passaggio viene affrontato con una certa resistenza al cambiamento o con la percezione che la risoluzione di questi problemi comporti elevati investimenti. In altre aree territoriali è sempre più frequente, ad esempio, la comunicazione diretta con le aziende che si occupano della revisione dei dati finanziari o di CRS ( Corporate Social Responsibility). Questa comunicazione aggiorna automaticamente le informazioni su ogni nuovo fornitore e consente un livello di approvazione molto più affidabile, incidendo rapidamente sulla determinazione dei fornitori con il minor rischio per il cliente.

All'interno dei vostri uffici acquisti, quali strumenti sono disponibili per garantire il raggiungimento degli obiettivi previsti da queste procedure aziendali?
In Synertrade riteniamo che uno dei parametri da tenere in considerazione sia l'automazione delle attività che, seppur necessarie, forniscono meno valore. Tale automazione viene guidata dai criteri stabiliti all'interno delle procedure delle aziende.
Per prima cosa si definiscono in modo chiaro quelli che consideriamo gli obiettivi più significativi:
- Rispettare la legislazione. Nel maggio 2018 ad esempio è entrato in vigore il regolamento generale dell'Unione Europea sulla protezione dei dati personali (GDPR)
- Ottimizzare i sistemi già esistenti in azienda, con quelli derivati dal processo di trasformazione digitale.
- Automatizzare i punti di approvazione per ciascuno dei processi aziendali, attraverso le opportune vie, sia per le approvazioni interne che per le approvazioni di supporto esterne
- Ridurre al minimo il rischio derivante dai rapporti con i fornitori attuali piuttosto che aggiungerne di nuovi.
- Creare un insieme affidabile di indicatori per il livello di conformità all'interno di ciascuno dei processi, sia a livello globale per ogni singolo processo, che per ogni fase all'interno di ciascuno di essi.

Quali strumenti hanno le aziende per attuare una corretta compliance della Governance interna?
Il rispetto di una buona governance aziendale non è qualcosa di semplice come la messa in atto di una soluzione. Sono gli strumenti che rendono la vita delle persone coinvolte nei processi "meno complicata".
In linea con le esigenze di ogni obiettivo, sono necessari strumenti specifici:
- La regolamentazione europea del GDPR:
o Eseguire il "Diritto all'oblio".
o Dichiarare/rapportare qualsiasi modifica in materia di conservazione dei dati personali
- L'automazione dei processi di acquisto deve tenere in considerazione i processi complementari gestiti in altri sistemi come ERP, cash management e altro.
La strategia è quella di sincronizzare le strutture organizzative, i fornitori, in pratica tutti i processi transazionali che fanno parte degli acquisti con quelli del Finance, della qualità, della produzione.
- Ogni azienda ha criteri diversi per avviare i processi di approvazione in momenti specifici all'interno di ciascuno di essi. Gli strumenti che possono fornire questa funzionalità sono quelli che possono garantire il rispetto delle autorizzazioni che rientrano nelle procedure interne.
- La collaborazione con gli analisti, che forniscono gli indicatori di rischio del fornitore, è un must per poter rispettare i requisiti specifici derivanti dal processo di acquisto.
- L'automazione consentirà agli specialisti degli acquisti di utilizzare tutte le loro conoscenze nell'analisi delle informazioni.

Quali benefici apporta la trasformazione digitale degli Acquisti ad un'azienda per quanto riguarda la conformità alle normative vigenti?
Pensiamo subito al Finance, che può contare sull'Ufficio Acquisti per verificare il proprio budget. Inoltre, anche altri dipartimenti come la R&D possono trarre vantaggio dall'analisi degli acquisti per facilitare la progettazione dei prodotti.
Gli acquisti, in modo trasversale all’azienda, diventano quindi partner preferenziale per gli altri uffici e possono influenzare positivamente le attività dell'azienda e le sue prestazioni complessive.
Consideriamo che, per quanto siano stati fatti molti progressi, la velocità con cui avviene lo sviluppo tecnologico è estremamente rapida e in evoluzione continua. La flessibilità tecnologica delle piattaforme eProcurement, basata sulla possibilità di adattamento all'interno dello strumento stesso, rende sempre più possibile l’adeguamento alle normative, sia legali che interne alle aziende, applicate dai manager senza la necessità di grandi investimenti.
I progressi tecnologici come il processo decisionale real-time, i bot, i dispositivi mobili, in questo senso vanno incontro alle esigenze dell’ufficio  acquisti, semplificandone i task e influenzando indirettamente l'ottimizzazione di tutti i dipartimenti.
 

Jaime Lopez

Jaime Lopez

Pre-sales Consultant Synertrade Spagna

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