10 Consigli per un processo RFP "Source to Pay” di successo
Opinioni

10 Consigli per un processo RFP "Source to Pay” di successo

16/07/2019 Roger Blumberg

By Roger Blumberg

Dopo vent’anni anni di esperienza nel settore Source to Pay ho riflettuto sulle migliaia di processi RFP a cui ho partecipato, alcuni dei quali assolutamente ben strutturati ed eseguiti, altri rivelatisi veri e propri fallimenti, sia per il cliente che per il fornitore. Analizzando chi ha realizzato il processo RFP al meglio, ho estrapolato le principali caratteristiche che possiamo definire vincenti:

1. Coinvolgere i colleghi dell'IT nelle prime fasi del processo:

Nulla è più disastroso dell’affrontare un processo di RFP coinvolgendo l'IT solo al termine di questo, scoprendo così troppo tardi che il fornitore selezionato non soddisfa i requisiti di sicurezza. In un contesto ideale suggerisco di inviare i requisiti dell’IT prima dell'RFP, in modo che i fornitori superino il controllo di sicurezza IT prima dell'emissione dell'RFP.

2. Coinvolgere gli Analisti nella Vendor Selection:

Gli analisti di settore (sono noti a tutti i grandi nomi) conoscono bene gli attori e possono davvero aiutare a identificare i fornitori giusti per il vostro progetto.  Non affidatevi solo ai report, investite un po' di tempo e di risorse per parlare ai vari analisti e spiegare loro i vostri obiettivi.   Possono essere estremamente utili nel fornire una guida e una direzione da seguire.

3. Intervistare il Project Manager/Deployment Team Lead:

Uno degli elementi più critici per il successo di una implementazione Source to Pay è avere un responsabile di team con cui il cliente si sente a proprio agio.   Prendetevi del tempo per chiedere al fornitore di conoscere i candidati da coinvolgere nel progetto e insistete per ottenere coloro con cui sia voi che l’interno Team vi sentite a vostro agio. Invitate i candidati a trascorrere del tempo con voi sia in ufficio che fuori dall’ufficio. Trascorrerete parecchio tempo con queste persone, siate certi di avere quelle giuste per voi.

4. Richiedere referenze:

Non credo molto nella tradizionale ricerca di referenze in cui generalmente si richiedono alcune informazioni e si fa qualche telefonata.   In un contesto ideale vi rivolgerete ad un cliente che stia già usando i moduli di vostro interesse e abbia le stesse esigenze vostre, organizzando un incontro per comprendere direttamente sul posto come quel cliente stia usando la soluzione.  Chiedete di parlare con l'IT, la dirigenza, alcuni utenti e l'amministratore di stabilimento.   Potrebbe sembrare un grande investimento in termini di tempo, ma vi aiuterà davvero identificare solo chi risponde alle vostre esigenze. Suggerirei di farlo solo per i due finalisti.

5. Non utilizzare il modello RFP di un solo fornitore:

La maggior parte dei fornitori sarà ben felice di fornirvi il loro modello di RFP per farvi risparmiare del tempo. Può essere allettante usare la loro struttura di RFP perché di solito è molto ben assemblata, tuttavia potrebbe non essere completa.   Conterrà solo le funzionalità che la soluzione proposta ha e ovviamente non conterrà le altre. Il mio suggerimento è quello di raccogliere molte di queste RFP, evidenziando tra le funzionalità elencate quelle che ritenete più rilevanti per il vostro progetto.   Non c'è bisogno di includere le funzionalità che non utilizzerete mai.

6. Essere trasparenti se il progetto è o non è previsto a budget:

I fornitori saranno felici di partecipare a un processo di RFP, indipendentemente dal fatto che sia o meno inserito nel budget.   Tuttavia, per correttezza nei confronti dei fornitori credo che sia giusto essere trasparenti sul fatto che il progetto sia o meno inserito. Se il progetto non è a Budget, i fornitori sapranno che c'è la possibilità che essere “vincitore” non si traduca in una aggiudicazione certa.  D'altro canto, generalmente, i fornitori saranno lieti di aiutarvi con stime sul ROI standard ottenuti nel settore e di fornirvi un’indicazione budgettaria.   Una cosa da considerare se il vostro progetto non è previsto a budget è semplicemente chiedere un’indicazione di costi ai fornitori e darne seguito con un RFP una volta che avrete l'approvazione.

7. Organizzare un pranzo e approfondire le conoscenze prima di pianificare una RFP:

Spesso non si conoscono tutte le caratteristiche di una soluzione, a volte non si sa ciò che si desidera e di cui si ha bisogno fino a quando non si vede concretamente ciò che il mercato offre.   Per avere un quadro completo consiglio pranzi e sessioni di apprendimento con i fornitori.  Questi momenti tendono ad essere vere e proprie recensioni di prodotto informali e non scritte in cui è chiesto ai fornitori di guidare informalmente nella loro soluzione.  È importante avere il maggior numero possibile di stakeholder in queste occasioni e far prendere appunti su ciò che conta di più rispetto a ciò che hanno visto.  

8.  Organizzare una demo completa ed esauriente:

L'unico modo per sapere con certezza se un fornitore può soddisfare le vostre esigenze o meno,  è quello di invitarli a fare una demo con script su ciò che vi interessa, lasciando che vi guidino nel modo esatto in cui la soluzione potrebbe risolvere tutti i casi d'uso che avrete proposto. Date loro una richiesta specifica e, se possibile, fatelo utilizzando esempi di vita reale. Inviate (sotto NDA) alcuni dei vostri contratti, RFP, documenti di qualifica del fornitore, ecc. ecc. e chiedete di formulare la demo secondo il vostro attuale processo. Quando il fornitore presenterà la demo richiesta vi suggerirei di dare un punteggio per valutare la capacità dei fornitori di rispondere al caso d'uso proposto.

9. Insistere su diversi tipi di referenze:

Non tutte le referenze che sperate di ottenere si troveranno al medesimo punto progettuale con il fornitore in valutazione.  Idealmente si dovrebbe chiedere: a) una referenza in cui il cliente ha appena selezionato il fornitore ma non è andato live con la soluzione. b) un cliente di riferimento che si trova a metà strada con l’implementazione della soluzione.  Questa è un'ottima occasione per saperne di più sulla capacità del fornitore di gestire il rollout. c) una referenza stabile che è Live da almeno un anno, se non di più.

10. Mantenere una valutazione formale di vincita/perdita:

Se i fornitori partecipati al processo di RFP chiedono una valutazione formale della vincita o della perdita, prendetevi del tempo per informarli su ciò in cui hanno fatto bene o dove potrebbero migliorare i loro prodotti, le loro offerte o il loro processo di risposta RFP.   I fornitori dedicano molto tempo a questo processo e, come minimo, sperano di ottenere un riscontro su come possono migliorare per le prossime volte.  Questi resoconti non dovrebbero essere finalizzati ad un rientro in campo, ma soltanto ad un’opportunità di apprendimento.   Tipicamente la maggior parte dei fornitori richiederà questi rapporti e gradiscono molto se vi prenderete del tempo per farli.

Roger Blumberg

Roger Blumberg

Roger, vicepresidente di Strategy per Synertrade, è responsabile delle relazioni con gli analisti, della partnership e dei contributi alla nostra strategia di prodotto. Roger è un veterano del settore con ruoli di leadership in aziende come Ariba, Coupa, POOL4TOOL, A.T. Kearney, FreeMarkets e Deem. Inoltre, Roger ha 15 anni di ruoli di leadership nei settori della vendita al dettaglio, chimico, IT e della distribuzione. Roger è stato insignito del premio "Supply & Demand Chain executive Pros' to Know".

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