La signature électronique appliquée à la gestion des contrats

Aujourd’hui, les frontières internationales sont de moins en moins un obstacle pour conclure des affaires. De plus en plus d’entreprises se rendent compte que les fondamentaux numériques tels que les signatures électroniques sont une condition préalable à la digitalisation de nombreux processus, à leur mise en œuvre et sans discontinuité pour rester compétitives dans l’économie mondiale. 
L’adoption de la directive européenne 1999/93/CE du 13 décembre 1999 fournit un cadre légal pour l’utilisation des signatures électroniques dans les contrats numériques dans l’UE.  Les signatures électroniques sont aujourd’hui utilisées en Europe et dans le monde entier pour accélérer les transactions commerciales.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Une signature électronique est une méthode juridiquement d’acceptation d’un document numérique. Cette signature permet d’attribuer un document au signataire ou au demandeur. La signature électronique est utilisée pour authentifier le signataire et peut remplacer les signatures   manuscrites dans les transactions privées ou commerciales. La base juridique est le règlement (UE) n°. 910/2014.

Signature électronique simple

La signature électronique simple est le moyen le plus direct de signer des documents numériquement. Elle ne nécessite aucune précaution technique particulière. Elle est générée à l'aide d'un logiciel libre d’accès ou dans un navigateur Internet. Le lettrage numérisé d'une signature ainsi que la signature sous forme de pied de page d'un e-mail constituent une signature simple.

Signature électronique avancée

Une signature électronique avancée identifie de manière unique le signataire comme l'auteur d'un document. Une signature électronique avancée est créée avec une clé de signature unique et est techniquement un certificat logiciel. Celle-ci est exclusivement attribuée au détenteur de la clé de signature, permet son identification et garantit l'intégrité du document signé. La signature électronique avancée est juridiquement équivalente à la signature manuscrite.

Légalement, une signature électronique ne peut pas être rejetée pour les raisons suivantes :

• elle est sous forme électronique
• elle n'est pas basée sur un certificat qualifié
• elle n'est pas basée sur un certificat qualifié délivré par une autorité de certification accréditée
• elle n'a pas été créée sur un dispositif sécurisé.
   

Une signature avancée est généralement un type de signature spécifique qui répond à un certain nombre de critères supplémentaires pour identifier le signataire. Le but de la signature électronique avancée est d'authentifier le signataire et de vérifier qu’il est bien la personne qu'il prétend être.

Un certificat qualifié n’est pas considéré comme une signature électronique. Il s’agit d’un processus technique permettant d’établir la source d’un message électronique.  Lorsqu’il est combiné avec une signature électronique avancée, un certificat qualifié devient un « équivalent fonctionnel » à la signature manuscrite.

Signature électronique qualifiée

Les exigences les plus élevées sont demandées pour les signatures électroniques qualifiées, qui peuvent remplacer la signature papier pour tous documents numériques. Pour la signature électronique qualifiée, les exigences qui s'appliquent à la signature avancée sont étendues par deux caractéristiques : elle est décrite comme "une signature électronique avancée qui est créée par un dispositif de création de signature électronique qualifié et qui est basée sur un certificat qualifié pour les signatures électroniques". La différence essentielle ici est le "certificat qualifié", qui est délivré par une autorité de confiance. Celui-ci vérifie l'identité de la personne à qui appartient cette clé.

Une signature avancée est une signature qui est :

• exclusivement attribué à un signataire
• permet l’identification de ce signataire
• créée par des moyens que le signataire peut garder sous son contrôle exclusif. En effet, elle est liée aux données auxquelles elle se rapporte de telle sorte que toute modification ultérieure des données puisse être détectée.
   

Les signatures électroniques sont réglementées au niveau européen par elDAS. En 2017, la législation de mise en œuvre d'eIDAS est entrée en vigueur, mettant le droit national en conformité avec le règlement européen eIDAS pour les signatures digitales et les systèmes d'identification électronique (eID).

Applications possibles des signatures dans la gestion des contrats

La gestion des contrats dans l’environnement de nos clients est de plus en plus digitalisée. Cela nécessite des signatures juridiquement contraignantes réalisées à l’aide de signatures numériques.  C’est là que l’utilisation de signatures électroniques avancées entre en jeu, car elles offrent de nombreux avantages dans la gestion des contrats :

• Le processus de signature est considérablement simplifié et raccourci, et les partenaires contractuels sont en sécurité grâce aux technologies de cryptage les plus modernes.
• Les documents contractuels signés numériquement présentent un niveau de sécurité plus élevé que la version papier, ils sont traçables et infalsifiables.
• Les signatures électroniques peuvent également être utilisées pour approuver les transactions commerciales et les différentes étapes des processus d'approbation.
• Dans les processus de gestion de la qualité, les signatures peuvent être utilisées pour cartographier la confirmation par les employés des descriptions de procédures et des instructions de travail, de la reconnaissance et de l'approbation à la mise en œuvre

Pourquoi utiliser des documents numériques et la signature électronique

Les étapes de la signature manuelle et les coûts liés au papier, à l'envoi ou le stockage des documents sont considérablement réduits en passant par la signature électronique. Les formulaires créés numériquement peuvent être envoyés et suivis plus facilement et en toute sécurité.

Résultat :
- un meilleur contrôle ou une meilleure visibilité des documents dans le processus de signature
- des délais d'exécution rapides
- une réduction des taux d'erreur
- élimination des coûts élevés de distribution des documents imprimés
- accès pratique et facilité au contenu des documents numériques grâce à la fonction de recherche.

L'objectif d'une signature électronique est de signer des documents ou des contrats avec l'aide d'un tiers neutre, le prestataire. Les documents signés numériquement sont plus crédibles que les versions numérisées de documents signés manuellement, car une signature numérique ne peut être falsifiée. Les signatures à l'encre noire sont même considérées comme plus faciles à falsifier. Chaque fois qu'un document signé numériquement est ouvert, il est comparé et validé par rapport à la signature numérique figurant dans la base de données du prestataire. Ce prestataire tiers fait office d'autorité pour confirmer et accréditer l'identité du signataire.

La gestion de « template » de contrat constitue la base du contract management chez Synertrade pour définir des types de contrat et ses clauses. Des formulaires sont affectés à ces « template » pour définir, par type de contrat, les informations nécessaires lors de l’établissement du contrat. Ici, toutes les données d'en-tête relatives au contrat sont enregistrées, comme les conditions et les annexes. Un point important ici est également la gestion des délais ainsi que le droit de visualisation et d'édition. 

Le processus de création du contrat et l'attribution des clauses consistent à remplir un questionnaire piloté par un assistant. Sur la base des réponses données dans l'assistant et des différentes combinaisons possibles, les clauses appropriées sont automatiquement attribuées au contrat à créer. Le contrat prérempli peut alors être soumis à un processus automatisé de révision et d'approbation.

Le processus d'approbation peut être mis en œuvre avec des partenaires internes et externes. Vous pouvez ainsi intégrer le service juridique interne et les cabinets d'avocats externes à l'examen et à l'approbation des contrats dans le processus de validation de contrat. L'étape finale est la signature du contrat par le fournisseur / partenaire. L'approbation ou la signature du contrat peut se faire avec authentification via un ordinateur, l'application mobile ou par SMS.

Synertrade étend sa solution de gestion des contrats avec des fournisseurs de signatures électroniques, intégrant ainsi les solutions Adobe Sign et HelloSign de Dropbox, en plus de DocuSign, déjà en place dans notre plateforme Accelerate. Nos clients bénéficient ainsi d'une flexibilité maximale dans la mise en œuvre de leurs processus de gestion des contrats.
Ainsi, le processus d'approbation des contrats peut être entièrement cartographié sans discontinuité.

Conclusion

La dématérialisation des processus commerciaux et la gestion des contrats électronique sont devenues indispensables à l'heure où la digitalisation des processus progresse rapidement dans le domaine du B2B. La gestion des contrats de Synertrade vous permet de garder un œil sur un contrat tout au long de son cycle de vie : de l'initiation à la signature électronique, en passant par la définition et le respect des délais. La gestion numérique des contrats couvre l'ensemble du processus contractuel, avant et après la signature. Outre une transparence complète, le module contract management de Synertrade permet aux entreprises de gagner du temps et d’éviter des dépenses inutiles. Les étapes manuelles telles que l'impression, la signature et l’envoi des contrats par courrier ou par fax peuvent donc être remplacés facilement par des processus contractuels digitaux, plus surs et facilement traçable.