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Vitrociset : Les Achats, créateurs de valeur pour toute l’entreprise, grâce au Digital Procurement
Success Stories | 04/09/2018

Vitrociset : Les Achats, créateurs de valeur pour toute l’entreprise, grâce au Digital Procurement

La plateforme Synertrade Accelerate a permis à l'entreprise italienne - présente dans les secteurs de la sécurité, la défense, l'espace et le transport - d'automatiser l'ensemble de son processus Achats.

La transformation digitale change profondément les entreprises, et ce à tous les niveaux. L’automatisation des processus permet à tous les départements de générer de la valeur, y compris les fonctions traditionnellement dites supports, allant au-delà de leur fonction de « service ». Dans le domaine des Achats, les avantages apportés par ces technologies (traçabilité des processus, réduction des risques, sécurité des données, transparence,…) en font un atout non négligeable et améliorent son efficacité.

Le contexte

Vitrociset est une entreprise de haute technologie pour la défense, le transport et l'aérospatiale, avec plus de 800 employés et un chiffre d'affaires d'environ 160 millions d'euros. Le rôle de Vitrociset est de guider ses clients pour leur transformation digitale, grâce à des solutions et des services de soutien logistique, de systèmes satellitaires et de communication, de simulation et de formation, et de sécurité logique et physique. Vitrociset est un intégrateur de systèmes qui participe à des négociations privées et à appels d'offres publics d’envergure. Il n'est donc pas étonnant que les achats y jouent un rôle fondamental.

Les activités Achats de Vitrociset s'étendent aux achats de technologies de l'information et de la communication, de prestations intellectuelles, de travaux de construction, de conception de systèmes d'ingénierie, de services indirects et généraux. Un environnement complexe dans lequel la gestion des fournisseurs, la transparence pendant les phases d'appel d'offres, le calendrier des processus ne sont que quelques-uns des aspects importants. Autant d’aspects qu’un SI Achats devait impérativement pouvoir gérer, pour répondre aux normes de qualité et de conformité nécessaires à une telle entreprise sur un marché à la fois complexe et très compétitif.

Après une sélection entre les principales solutions du marché, Vitrociset a pu identifier Synertrade Accelerate comme la solution la plus appropriée pour atteindre son double objectif : migrer vers une solution cloud avec une adoption utilisateurs facile et des processus clairs. Mais également pouvoir bénéficier des impacts positifs sur la croissance qu’apporte le déploiement d’une solution eProcurement, sur le court et le long terme.

Les raisons de ce choix reposent sur trois caractéristiques clés de Synertrade Accelerate :

- Sa modularité : Accelerate est capable de couvrir tous les aspects des Achats et de répondre aux besoins spécifiques de chaque contexte. Un véritable atout pour introduire progressivement le changement dans l'entreprise.

-  Sa facilité d'utilisation et d'intégration avec les autres systèmes de l'entreprise : à la fois internes (ERP) et externes (avec Cerved solutions par exemple), ou d’autres sources de données métier, permettant par exemple le « profilage » des fournisseurs.

- Sa disponibilité dans le Cloud : qui permet de faciliter l’utilisation et l’adoption de l’outil, sans augmenter le niveau d’investissement.

Le projet

L’implémentation s’est faite étape par étape, et Vitrociset a pu transformer ses processus achats en un temps record grâce aux Apps de Synertrade Accelerate et sa flexibilité. Chaque étape du projet a illustré l’intérêt du choix d’une solution modulaire et facilement intégrable au SI existant.

"Nous avons commencé le 13 septembre 2016 avec l’intégration d’un référentiel d'environ 500 entreprises", explique Gianluca Adduci, Supply Chain Processes Improvement Manager chez Vitrociset et Project Manager, "une phase délicate dans laquelle nous avons invité tous nos fournisseurs - même historiques - à faire partie du changement en s'identifiant dans le nouveau système et nous leur avons expliqué les bénéfices communs de cette évolution".

En mars 2017, la qualification des fournisseurs a été renforcée en intégrant les bases de données économiques et financières de « Cerved ». "Nous avons apporté aux acheteurs de Vitrociset un environnement unique pour vérifier la notation fournisseurs, et ce bien en amont de la signature du contrat ! », ajoute Gianluca Adduci. « A l'avenir, nos données pourront être enrichies par d'autres outils externes, par exemple avec des données permettant d’appréhender le risque associé au blanchiment d'argent. ». Pour autant, l’entreprise n’en oublie pas la recherche de nouveaux fournisseurs. "L'intégration avec Atoka, une plateforme sémantique qui effectue des recherches par mots-clés, pourrait venir enrichir Synertrade Accelerate avec de nouveaux profils de société à inclure éventuellement dans nos appels d'offres".

Un mois plus tard, Vitrociset s’attaque à la digitalisation de ses processus d’appels d’offre, élément fondamental de son activité. "Synertrade Accelerate est un atout très précieux parce qu'il nous permet de répondre aux exigences de conformité internes et externes ", souligne Gianluca Adduci. "La solution nous permet de suivre entièrement les différentes phases de l'appel d’offre et de produire automatiquement tous les éléments nécessaires pour les audits, sur la base des critères auxquels nous sommes soumis". Grâce aux fonctionnalités de reporting d’Accelerate, l’entreprise dispose en Septembre 2017 d’un tableau de bord délivrant des données sur les accords et contrats fournisseurs. Ces rapports sont faciles à consulter et fournissent des réponses immédiates aux problématiques des décideurs Achats de l’entreprise.

La partie gestion des contrats a été ajoutée à l'environnement en décembre 2017. Grâce à cette fonctionnalité, Vitrociset gère efficacement la relations avec ses fournisseurs, même les cas les plus complexes, telles que les contrats-cadres, les contrats de sous-traitance, les NDA et les accords commerciaux. Mais ce n'est pas tout : "Nous sommes en train d'interfacer notre ERP, SAP, à Accelerate, tant pour les données fournisseurs que pour les processus d'appel d'offres ", explique Gianluca Adduci. "La digitalisation des propositions commerciales, qui se faisait auparavant par e-mail ou par téléphone, nous permettra de créer automatiquement des commandes grâce à l'interface avec Accelerate".

Le projet sera par la suite enrichi avec le suivi des performances grâce à un système d’évaluation des offres auquel contribueront les utilisateurs internes. Ces évaluations affecteront la notation des fournisseurs selon des critères de qualité et de compétitivité notamment.

Les résultats

L'approche utilisée par Vitrociset pour mettre en œuvre sa transformation digitale vient confirmer deux facteurs qui font la différence dans la réussite d’un tel projet : le changement organisationnel et culturel. Mais ce ne sont pas les seuls facteurs, car la technologie a aussi apporté une valeur additionnelle à l’entreprise. "Aujourd'hui, on demande non seulement à la fonction Achats d'acheter au(x) meilleur(s) fournisseurs mais aussi de faire appel à des fournisseurs accrédités ", explique Giovanni Macellari, CPO de Vitrociset. "Avec Synertrade Accelerate, nous avons pu renverser ce paradigme, en nous concentrant sur le fournisseur en lui-même et non plus seulement sur son produit. En créant un référentiel fournisseurs à jour, car constamment révisé par des partenaires externes, nous avons pu rapidement identifier les fournisseurs les plus pertinents pour chaque type d’achat." Ce nouvel écosystème dans lequel les acheteurs internes contribuent à l’évaluation finale est fondamental pour la prise de décision. Il donne aux Achats - désormais automatisé - un rôle décisif dans l'activité de leur entreprise.

"La digitalisation des achats implique une redéfinition de notre façon de travailler, au profit de l'atténuation des risques et, surtout, de l’économie de temps et d’argent", conclut Giovanni Macellari. "Notre entreprise a toujours eu un penchant pour l'innovation, inscrite dans son ADN. Grâce à Synertrade, la gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement fonctionne maintenant en phase avec les autres départements de l'entreprise. Ensemble, nous pouvons participer à la transformation digitale de Vitrociset, afin de la rendre prête et compétitive pour les défis futurs."

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