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La renovación de las Subastas de Compras
Opinion | 07/05/2018

La renovación de las Subastas de Compras

SynerTrade siempre ha tenido el convencimiento de que las subastas inversas están más vivas que nunca. Muchas organizaciones siguen utilizando las eAuctions o Subastas Inversas con buenos resultados desde la primera vez que las usan e, incluso, obtienen sustanciales ahorros en las siguientes subastas. Pero también, en una organización de tamaño medio, se abandona el uso de este tipo de subastas después de que algunas categorías de compras claves se hayan contratado por tercera vez, al encontrarse con un escenario de alza de precios. Estos escenarios pueden suceder si la subasta está mal diseñada o se ha seleccionado erróneamente la categoría de compra.

¿Cómo asegurarnos de que no haya razones para que las Subastas Inversas mueran?

Recomendamos las siguientes mejores prácticas que garantizarán el futuro de las Subastas de Compras en su organización.

1) Analice el Mercado antes de decidir realizar una Subasta como plataforma estratégica de abastecimiento

Utilice todos los datos públicos del mercado: indicadores clave, contratos con entidades públicas o centrales de compras y, conjuntamente, sincronice sus objetivos con los mismos para construir un modelo razonable de costes y compararlo con sus costes actuales. Si los precios de mercado han subido considerablemente desde la última subasta, es probable que no se alcancen los objetivos de ahorro en una nueva subasta. Sin embargo, si los precios de mercado han bajado, estaremos ante una buena oportunidad. Finalmente, si el precio de mercado no ha variado sustancialmente, y las necesidades son similares a las históricas, entonces considere la realización de una subasta electrónica.

2) Desglose los elementos de coste … e invite también a transportistas y técnicos

Las ofertas globales permiten a los proveedores incrementar la cuantía de las ofertas por encima de los precios de mercado, reduciendo en gran medida la posibilidad de minimizar el coste. Si la compra contempla servicios adicionales (p.e.: el envío o la preconfiguración del sistema), podría suceder que el montante total se redujera al utilizar a terceros para estos servicios.

3) Automatice los procesos

Una de las mayores oportunidades está en las categorías de compra con un nivel intermedio de gasto. Son aquellas que no están siendo abastecidas regularmente y para las que no se ha construido ningún modelo de costes ni se tienen datos sobre los precios y sus fluctuaciones. En estos casos, se recomienda crear plantillas para facilitar las tareas de comparación de ofertas, así como, definir listas de proveedores (activos). Seguidamente, utilice su plataforma para construir automáticamente el flujo de trabajo de la subasta. Una plataforma “cognitiva” le permitirá automatizar la subasta (incluida la adjudicación, si todos los proveedores han sido precalificados y el importe está por debajo de un umbral seleccionado). En una organización media, la suma de las compras de baja cuantía suele alcanzar entre el 20% y el 30% del total de sus compras, mientras que el sobre coste de estas está entre el 15% y el 30%. Todo ello afecta a la cuenta de resultados entre un 3% y un 9%. El uso de subastas de cantidades acumuladas puede proporcionar fácilmente ahorros que repercutirán en toda la organización.

4) Calificación de Proveedores

Realice licitaciones en las que se realicen varias rondas de negociación, y que así, facilite también tareas de calificación de proveedores.

Por ejemplo, si ha previsto dividir la demanda entre tres licitantes para mitigar el riesgo de suministro, indique que los tres proveedores mejor colocados participarán en una ronda de negociación posterior, en la que se les garantizará un mínimo de compra garantizado por proveedor (por ejemplo, un 20%). Esto realmente puede reducir las pujas iniciales y permitirle concentrar su tiempo en el diseño adecuado de la cadena de suministro con los proveedores más adecuados.

5) Aglutinar necesidades para determinadas actividades (Mantenimiento, Servicios de Valor Añadido…)

A veces lo mejor es agrupar productos, servicios (por ejemplo, instalaciones) y servicios de formación en un proceso de compras a un solo proveedor, especialmente cuando el volumen o valor de cada componente por sí solo no es lo suficientemente atractivo para los proveedores.

¡Las Subastas en acción!

En otras palabras, las subastas inversas están lejos de estar muertas y tienen mucho valor si se aplican correctamente. Hay una razón por la que las subastas existen desde siempre. La razón es que ¡FUNCIONAN! Pero es fundamental saber cuándo hacer uso de ella, y aquí, es donde muchas empresas fracasan. ¿Cuándo usarlas?:

Primero, creer que si las subastas funcionan la primera vez, funcionarán una segunda vez es algo que no se puede garantizar a menos que se tenga suficiente información de la evolución del mercado que permita un análisis adecuado para tomar la mejor decisión. Si la primera subasta exprimió al máximo al proveedor, y los precios de la categoría de compra han subido significativamente desde la última vez (y especialmente si los precios han subido cerca o por encima del 10%), la subasta no va a proporcionar los objetivos previstos. En este caso, no vale la pena perder el tiempo realizando una subasta inversa.

En segundo lugar, algunas organizaciones persistirán en el uso de subastas, incluso si la determinación preliminar de precios, a partir de datos de mercado o de RFQs iniciales es considerablemente superior a lo que la organización espera. Algunas organizaciones creen que los proveedores siempre comienzan con una oferta excesivamente alta que reducirán agresivamente durante el tiempo que dura la subasta. A veces esto es cierto, pero si usted está enviando el RFI a proveedores que ya han pasado por el proceso antes, ya saben que ni siquiera pueden ser invitados a la subasta si su puja inicial es demasiado alta, y ellos saben que no siempre van a poder bajar de dos dígitos (-10%) durante la subasta. En este caso tendrían que realizar un doble esfuerzo.

En tercer lugar, algunas organizaciones se encontrarán con proveedores que no aceptarán ningún proceso de contratación que no implique una subasta, creyendo que estarán en la misma situación que otros proveedores (pretendiendo equipararse a otros más “importantes” en el mercado). Si un grupo de interés pretende que no tenga en cuenta la situación del mercado, aléjese de él, no lo considere … e implique a proveedores más flexibles.

Cuarto, y último punto a tener en cuenta. Si el análisis de mercado indica que los precios han bajado, hay exceso de oferta y existe una oportunidad, especialmente si inicia una subasta a nuevos proveedores, incluso si existe un sesgo inicial en contra de la subasta o las ofertas iniciales llegan a un nivel alto, tiene que saber que debe mantener firme sus armas de contratación, la mayor oferta repercutirá en mejores condiciones de compra.

Entonces, ¿qué podemos solicitar vía Subastas Inversas?

La respuesta es simple: ¡cualquier cosa que legalmente pueda comprar o vender! No sólo sirve para productos indirectos.

Puede realizar Subastas para la compra de Servicios

Siempre y cuando pueda especificar claramente el detalle del servicio requerido, la cualificación o el grado de experiencia de los recursos necesarios, la cobertura de seguro o el grado de certificación obligatorio, podrá crear una subasta para contratar servicios. Todo lo que necesita hacer es determinar si desea elaborar una subasta por tarifa basada en tiempo (horario: diario, semanal, etc.) o por grado de avance, y si desea que se incluyan o desglosen los gastos. Puede crear subastas para consumibles o para cualquier elemento necesario para el mantenimiento, reparación o revisión.

No tiene que restringir las subastas a los bienes y materiales directos que pueda distribuir o utilizar como materia prima para fabricar los bienes que vende. Puede subastar servicios generales, de mantenimiento industrial, vigilancia, etc.

Puede realizar subastas a la industria de “utilities”

Puede subastar sus comunicaciones. Si el montante es lo suficientemente grande, las grandes operadoras seguro que participarán en el partido. Con tanta competencia, algunos de ellos están más desesperados de lo que quisieran demostrar.

Si su mercado local de energía no está regularizado, puede crear una subasta para la compra de energía. Este tipo de proveedores también competirá. Los ahorros pueden no ser tan grandes, pero si diseña una subasta de manera inteligente como por ejemplo: tasas normales frente a tasas fuera de hora, ofertas a los índices de mercado, etc. En estos casos, podría conseguir algún nivel de ahorro. Algunos proveedores de servicios de subastas están especializados en el mercado energético, por lo que, de antemano, se garantiza que tiene una oportunidad para usar subastas en ese sector.

Puede crear subastas para externalizar procesos (“facilities”) e incluso para adjudicar contratos de “leasing”

Existe una gran oferta de compañías especializadas en la gestión de instalaciones, que gestionará su mantenimiento y conservación, reparación, servicios de conserjería, etc. y ello hace que estemos ante una categoría de compras en un mercado altamente competitivo.

Además, si necesita alquilar un nuevo local/oficina, y el mercado es receptivo (es decir, hay más oferta que demanda), puede subastar la necesidad de dicho alquiler – especialmente si se tratar de un alquiler para un período de tiempo elevado.

Es decir, se puede subastar cualquier cosa si el mercado es el correcto. Sólo se necesita un poco de investigación, planificación y preparación. Con un sistema de gestión que permita el uso de plantillas, categorías y capacidades cognitivas, muchas de estas tareas se podrán realizar con menos intervención manual e incluso se podrían automatizar.

¿Debe ser alto el montante a contratar para realizar una subasta?

No realmente. Muchas categorías de compra que nunca han sido consideradas como estratégicas ocultan oportunidades de ahorro entre el 10% y el 30%. Siempre y cuando ese 10% excedan los costes de mano de obra para ejecutar la subasta, ésta es una alternativa. Y con un aceptable ROI (retorno de inversión), la subasta es una opción perfecta. Digamos que, si el coste del recurso implicado en la gestión de una subasta es de 500 al día y queremos contratar por importe de 10.000, con un ahorro esperado del 15 %, estamos hablando de un ROI de 1.500, que es 3 veces el coste de un día de nuestro recurso, con lo que la subasta rentable no debería de ocuparnos más de 1 día.

Si dispone de una plataforma cognitiva que puede automatizar algunas de las tareas asociadas a las subastas, reduciendo el coste de gestión interno, de esta manera, podremos reducir los montantes a gestionar con una subasta. ¿Por qué no realizar una subasta por 5.000 para mi pequeño negocio? Si la automatización del proceso permite reducir un 10%, ¡adelante!

Un adecuado sistema de subastas podría automatizar, por ejemplo, el reemplazo de firewalls, 50 subastas de este tipo en todas las ubicaciones de su oficina. 50 veces 500 supondrían 25.000, y este ahorro normalmente superaría el ahorro que conseguiríamos con un proveedor que no estuviera ubicado en todas las localizaciones en donde estuvieran las oficinas implicadas, con lo que añadiría gastos adicionales por viajes, dietas…

Las subastas nacieron hace mucho, pero siguen siendo una de las mejores herramientas de compras (estratégicas y tácticas), siempre y cuando se utilice adecuadamente. ¡Larga vida a las Subastas Inversas!

Sobre el autor
Michael Lamoureux - Analista y Futurista

Michael Lamoureux - Analista y Futurista

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