Purchase to pay (P2P). Las compras guiadas, como el nuevo procedimiento estándar de la empresa
Opinión

Purchase to pay (P2P). Las compras guiadas, como el nuevo procedimiento estándar de la empresa

14/07/2020 Stefan Roggatz

A pesar de todos los intentos de digitalización, las empresas siguen dedicando demasiado tiempo a actividades que, aunque necesarias, no proporcionan un claro valor añadido y, especialmente, en las compras operativas. La solución es una herramienta innovadora y completa, en la que todos los proveedores están conectados digitalmente y tanto los flujos de documentos como las facturas puedan automatizarse con la ayuda de IA (Inteligencia Artificial).

La solución Procure-to-Pay de Synertrade permite a las empresas vincular digitalmente los procesos de compras y sus pasos individuales, así como, automatizar el intercambio de datos, desde la creación de catálogos de productos y servicios, hasta la gestión de las facturas entrantes de sus proveedores. Para utilizar este sistema, las empresas deben definir primero los procesos centrales de compras, la gestión de productos y la parametrización del marco regulador. De esta manera, los procesos operativos pueden descentralizarse y manejarse según sea necesario.

 

Características centrales de una solución completa
Para asegurar que un sistema Procure to Pay sea aceptado en la empresa, debe garantizarse la consistencia del proceso. La solución de Synertrade mapea completamente el proceso desde el pedido, que se transmite electrónicamente al proveedor, pasando por el procesamiento de la confirmación del pedido, el registro de las mercancías entrantes, las reclamaciones y, por último, el procesamiento de las facturas entrantes.

Las facturas entrantes pueden ser procesadas con y sin referencia al pedido de compra. Los datos de los artículos/servicios de solicitudes de compra, tanto desde catálogo como fuera de catálogo (p.e. para el departamento de MRO o para mercancías indirectas), se integran directamente en los pedidos de compra, sintonizándolos también con un sistema ERP. De esta manera se transmite a los proveedores, a través de la plataforma de Synertrade, un documento consolidado.

El portal de proveedores se utiliza para la comunicación central entre las empresas y los proveedores. El proveedor puede confirmar el pedido, el contenido del envío de las mercancías y la facturación, directamente en la plataforma o comunicarse a través de una conexión SST.

 

Compra guiada - comprando como en una tienda online
La compra guiada ofrece un valor añadido adicional para el proceso de captura de los pedidos. Ante una necesidad de compra, un asistente puede guiar al solicitante a través del sistema hasta encontrar el producto o solución adecuada. Un ejemplo de uso sería: si tenemos un sistema de calefacción defectuoso que necesita ser reemplazado, un usuario autorizado para seleccionar proveedores podrá basarse en un asistente que simplificará el proceso de decisión sobre qué producto solicitará dicho usuario. En este caso, el usuario accede a la base de datos del sistema, introduce los componentes necesarios del sistema de calefacción y añade otras características como el fabricante, el tamaño y la función. Esta información es suficiente para que el sistema muestre los proveedores o suministradores de servicios apropiados que estén disponibles. El proceso de compra guiada es tan fácil para el usuario como comprar de manera online, gracias a un sistema de compras “amigable”.

Automatización en el procesamiento de facturas
Las órdenes de compra se crean, se registran, se asignan a una cuenta y luego se liberan y se transmiten al proveedor electrónicamente. Al mismo tiempo, se registran los albaranes de entrada de mercancías, tanto para las entregas parciales como para las totales. Además, se pueden introducir y documentar las devoluciones y reclamaciones, pudiéndose también generar, y transmitir al proveedor, las solicitudes de abono. La integración directa con la posterior verificación de facturas garantiza que las facturas y los importes de los abonos se supervisen y compensen. 

A partir de este conjunto de datos, las facturas parciales y finales pueden enviarse directamente, asignarse y comprobarse automáticamente.

Esto se realiza mediante tres niveles de control de las facturas:
• Verificando la información de la factura
• Confrontando la factura frente a los pedidos de compra a facturar
• Confrontando la factura frente a los albaranes a facturar

 

Tan pronto como todos los componentes de verificación coincidan, la factura se procesa y se contabiliza automáticamente. Si hay desviaciones, debido al precio o a la cantidad, se inicia un flujo de aprobación específico. El proceso puede optimizarse aún más definiendo tolerancias en combinación con desviaciones porcentuales y absolutas.
Las facturas sin referencia de pedido y las facturas que no conllevan albaranes también pueden ser procesadas automáticamente. Mediante la integración de la gestión de contratos, las facturas se comparan con los contratos. Por ejemplo, en el caso de los contratos en los que se limitan cantidades y/o importes, el sistema comprueba tanto las condiciones como las cantidades acordadas en el contrato asociado a la factura. Esto proporciona una visión general completa del nivel de usos de los contratos negociados.

 

Los servicios se comprueban con la orden de compra sobre la base de la certificación de servicios. Dado que el esfuerzo requerido para la verificación cualitativa es en el momento de la determinación de servicio, recomendamos que utilice el procedimiento de autofacturación (montante del servicio comunicado por el proveedor). Posteriormente se evalúa cuantitativa y cualitativamente el servicio prestado y se podrá emitir una solicitud de pago al proveedor sobre esta base. Esto se contabiliza en el sistema ERP y se libera para el pago en el apartado de “Cuentas a Pagar”. Esto elimina la necesidad de una doble verificación de la transacción y garantiza que se pague exactamente el servicio que se entregó.

 

Gracias a la plataforma Camunda Enterprise, el flujo de trabajo de facturación puede adaptarse con absoluta flexibilidad. La combinación de los motores BPMN y DMN ofrece la máxima flexibilidad con una mínima intervención en el desarrollo, y las empresas pueden configurar todos los escenarios de aprobaciones necesarios.

 

Esta plataforma proporciona aún más ventajas:
• Los flujos de trabajo pueden modelarse gráficamente e importarse directamente a la aplicación
• Los flujos de trabajo pueden modificarse en función de las nuevas necesidades derivadas de modificaciones en los procedimientos internos. Son escalables y pueden ejecutarse por agrupación de condiciones de aprobación.
• No es necesario personalizar el diseño del flujo de trabajo en la plataforma

 

La inteligencia artificial apoya la minimización de errores
Un componente de inteligencia artificial (IA) está integrado en el software. Por consiguiente, la aplicación presenta propuestas adecuadas de imputación y contabilización.

Para garantizar que la imputación automatizada funcione sin errores, las cuentas mayores (cuentas generales) pueden agruparse según diversos criterios, por ejemplo, según grupos de materiales, pero también según otras características relacionadas con la empresa y la industria. También es posible subdividirlas según áreas de productos, servicios, compras en el país desde donde se esté realizando la comprobación, mercados de aprovisionamiento regionales o internacionales y compras de bienes a empresas afiliadas, relacionadas o participadas.

La IA en el sistema ya garantiza que se eviten los errores de imputación. Esto es posible gracias a la comparación de los datos con los datos maestros en el sistema ERP cuando el usuario introduce los requisitos, identificando así directamente las posibles desviaciones y sugiriendo alternativas.

Stefan Roggatz

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