Calidad de los datos de Compras (I): Imprescindible para optimizar la gestión del gasto
Opinión

Calidad de los datos de Compras (I): Imprescindible para optimizar la gestión del gasto

03/05/2017 Procurement Leaders

Este artículo ha sido escrito en colaboración con Procurement Leaders, la red líder en Compras.

Las empresas tienden cada vez más a manejar un alto volumen de información en todas las tareas de su día a día. En Compras, por ejemplo, los datos proceden de diferentes fuentes, tanto internas como  externas, que posteriormente son utilizados por todas las partes involucradas (incluso por los proveedores). Por ese motivo, puede ser un problema para el departamento de Compras conocer cuál es el gasto en los procesos de aprovisionamiento. Esta información se ha de compartir, de manera completamente transparente, con el departamento financiero, con el fin de colaborar conjuntamente en la reducción del coste global de compras. En este artículo escrito por Procurement Leaders”, explicaremos por qué es importante analizar los gastos incurridos. Proporcionará, además, una visión de los métodos utilizados, con ejemplos y testimonios; todo ello en 3 episodios.

EPISODIO 1: ¿Por qué es importante conocer los datos de compras? Caso de Vodafone

Situación en el Grupo Vodafone

Para el Grupo Vodafone, conseguir que las mejores prácticas de negocio proporcionen valor añadido y obtener una única visión consistente de los datos, ha sido siempre uno de los mayores objetivos. A principios de 2016, explica Virginie Vast, Responsable de Compras y Negociaciones Digitales (Digital sourcing) de Vodafone, se comenzó el trabajo de transformación de dicha ambición en realidad.

Se creó una división para la gestión digital de la cadena de suministro, dirigida por Vast, y cuya tarea era la de construir una estrategia empresarial de compras basada en el análisis de la información: desde la obtención del dato hasta la automatización. El equipo de dirección de la cadena de suministro digital trabajó con la unidad de inteligencia de negocios de Vodafone para consolidar los datos de todo el grupo, depurarlos, filtrarlos y combinarlos con datos procedentes de otras fuentes externas para permitir que los responsables de cada categoría de compras tomasen mejores decisiones, y más rápidas. “Siempre estuvimos convencidos que queríamos una única fuente de la verdad para transformar nuestro negocio, y ahora que la tenemos, resulta increíble”, comenta Vast. “Con todos nuestros datos de gastos unificados, podemos analizar, de una manera inmediata, el rendimiento de los procesos en cualquier momento, revisar nuestros gastos y comprender el porqué de las fluctuaciones en cada uno de las variables, todo ello en tiempo real, dejando claro dónde debemos priorizar nuestros esfuerzos. El siguiente paso será aplicar inteligencia artificial a los datos para determinar nuevas estrategias de negocio”.

 

Calidad y coherencia de los datos

Como en tantas empresas, Vodafone sabe que para realizar un adecuado análisis del gasto en Compras es necesario enfrentarnos al desafío continuo de disponer de los datos, y que éstos sean de la mejor calidad. Cuanto mayor sea el número de transacciones de compras, o cuanto mayor sea el número de los sistemas en donde se realicen, y a medida que se incrementa el número de proveedores con los que colaborar, será mayor la dificultad de consolidar dichos datos en una visión significativa. “La calidad de los datos puede ser un gran problema para el análisis del gasto, especialmente para las grandes empresas, o para aquellas que tengan una estrategia de crecimiento vía compras”, comenta Soroosh Saghiri, investigador senior del Centro para las Compras Estratégicas y Dirección de la Cadena de Suministro de Cranfield University School. “El objetivo es tener una única visión de los gastos en la empresa pero, en la práctica, la realidad es una combinación de múltiples sistemas, con datos incompletos y desordenados”.

 

En tales circunstancias, las empresas se enfrentan a una paradoja: el hecho de que los datos de gastos se encuentren descentralizados en múltiples sistemas implica que el análisis del gasto sea más complejo, pero a la vez lo convierte en una tarea con un mayor retorno de la inversión. La unificación de la información sobre el gasto de compras resulta más difícil cuando los datos no solo provienen de diferentes fuentes, sino que se dificulta aún más cuando algunas entidades (productos, proveedores…) están codificados de distintos modos. Así, diferentes sistemas pueden utilizar diferentes códigos de producto para el mismo artículo, o diferentes nombres y códigos de terceros para el mismo proveedor. En otras palabras, la consolidación es solo una parte de la tarea. Una vez consolidados, todavía faltará el importante proceso de limpieza de los datos. Y este proceso, siendo de los más laboriosos, es el que proporciona un mayor valor añadido. En resumen, conseguir una visión única de los gastos de compras de una empresa abre un nuevo rango de posibilidades. Cuanto más “desordenado” (y descentralizados) estén los datos de gastos de origen, será más probable mejorar la calidad de la información.

Desde el punto de vista exclusivo de las compras, por ejemplo, un control centralizado de los gastos hace que sea mucho más sencillo:

  • cuantificar los gastos de cada proveedor, lo que ayuda a maximizar la estabilización de los precios de compras.
  • en el caso de comprar el mismo artículo a varios proveedores, es posible tomar iniciativas de consolidación de dicho gasto en un número menor de proveedores.
  • simplificar la armonización de precios, cuando se compra el mismo producto al mismo proveedor pero ¡¡con precios diferentes !!

 

Ventajas más allá del Departamento de Compras

En términos generales, una visión única de los gastos de compras puede ser el punto de partida para otras iniciativas más amplias:

  • En términos de innovación, por ejemplo, es posible especificar e incorporar como nuevos productos una serie de componentes que hayan sido comprados para otros propósitos, eliminando así la necesidad de evaluar de nuevo dichos componentes, mejorando así el plazo de lanzamiento al mercado.
  • Además, la consolidación de la compra de artículos a un número menor de proveedores suele ayudar a la reducción de inventarios y de los tiempos de gestión de albaranes o facturas.

El gran contratista de defensa británico GEC-Marconi (en la actualidad forma parte de BAE Systems) se convirtió en el ejemplo modélico para la mayoría de ellos, cuando llevó a cabo dicho ejercicio de consolidación de datos de gastos a finales de la década de 1990 y obtuvo una visión única del gasto con no menos de 168 ERP y sistemas de compras. Todos los costes de los productos, tiempos de comercialización y mantenimiento de inventarios se redujeron, y no fueron  precisamente cantidades insignificantes.

Pero antes de tener estos resultados, el camino puede ser largo. La limpieza de los datos requiere tiempo, recursos y una organización perfectamente definida. Lo veremos en el segundo episodio, en la próxima semana.

Procurement Leaders

Procurement Leaders

Para saber más sobre Procurement Leaders, visite la web https://www.procurementleaders.com/

node/190