Purchase to pay (P2P) und Guided Buying als neue Standards in Unternehmen
Essay

Purchase to pay (P2P) und Guided Buying als neue Standards in Unternehmen

11/07/2020 Stefan Roggatz

Trotz aller Digitalisierungsversuche wenden Unternehmen noch immer zu viel Zeit für nicht wertschöpfende Tätigkeiten auf, vor allem im operativen Einkauf. Eine innovative Komplettlösung, bei der alle Lieferanten digital angebunden und Beleg- und Rechnungsflüsse mit Hilfe von KI automatisierbar sind, ist die Lösung.

Die Procure-to-Pay-Lösung von Synertrade ermöglicht es, die Beschaffungsprozesse und ihre einzelnen Schritte digital zu verbinden und den Datenaustausch zu automatisieren, von der Erstellung von Produkt- und Leistungskatalogen bis zur Verwaltung eingehender Rechnungen von ihren Lieferanten. Um das Procurement-System zu nutzen, müssen Unternehmen zunächst die zentralen Beschaffungsprozesse, das Produktmanagement und die Rahmenparameter definieren. Auf diese Weise können die operativen Prozesse dezentralisiert und dort abgewickelt werden, wo Bedarf entsteht.

Zentrale Charakteristika einer Komplettlösung

Damit ein Purchase-to-Pay-System im Unternehmen akzeptiert wird, ist die Durchgängigkeit des Prozesses gewährleistet sein. Synertrades Lösung bildet den Prozess deshalb von der Bestellung, die elektronisch an den Lieferanten übertragen wird, über die Verarbeitung der Auftragsbestätigung, die Erfassung des Wareneingangs und Reklamationen bis hin zur Rechnungseingangsverarbeitung komplett ab.
Eingehende Rechnungen können sowohl mit als auch ohne Bestellbezug verarbeitet werden. Bestellungen werden im Procurement-System elektronisch erfasst. Die Daten für Katalogartikel und Freitext im MRO-Bereich (C-Teile oder indirekte Güter) werden durch Kopplung mit ERP-Systemen direkt in die Bestellungen integriert, um diese über ein Gateway konsolidiert an die Lieferanten zu übermitteln.
Das Lieferantenportal dient zur zentralen Kommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten. Der Lieferant kann die Auftragsbestätigung, den Wareneingang sowie die Rechnungsstellung direkt auf der Plattform erstellen, hochladen oder mittels SST-Anbindung kommunizieren.

Guided Buying – Bestellen wie im Online-Shop

Bei Bestellungen bietet das Guided Buying einen zusätzlichen Mehrwert. Entsteht im Unternehmen ein Bedarf, wird der Besteller mittels Wizard durch das System und zum richtigen Produkt oder Lösung geführt. Ein Anwendungsbeispiel: Wenn im Unternehmen eine defekte Heizung ausgetauscht werden muss und der Bedarfsträger den Lieferanten frei wählen kann, vereinfacht ein Wizard die Entscheidung des Bearbeiters. In dem Fall greift der Anwender auf die Datenbank im System zu, gibt die benötigten Komponenten der Heizung ein, ergänzt weitere Merkmale wie Hersteller, Größe und Funktion. Diese Informationen reichen dem System, um ihm die passenden Dienstleister oder Lieferanten, die hier hinterlegt sind, auszuspielen. Der Prozess des Guided Buying ist für den Anwender so einfach wie ein Einkauf im Online-Shop ist, dank bester Benutzerfreundlichkeit von E-Procurement-Systemen.

Automatisierung in der Rechnungsverarbeitung

Bestellungen werden im System elektronisch erstellt, erfasst, kontiert, freigegeben und an den Lieferanten übermittelt. Gleichzeitig wird der gesamte Wareneingang erfasst, in Teillieferungen und Endlieferungen. Darüber hinaus können Retouren und Reklamationen erfasst und dokumentiert sowie entweder Gutschriftsanzeigen oder Gutschriftsanforderungen generiert und an den Lieferanten übermittelt werden. Die direkte Integration in die nachfolgende Rechnungsprüfung wird die Überwachung und Aufrechnung der Rechnungen und Gutschriftsbeträge gewährleistet. 
Aus diesem Pool können direkt Teil- und Schlussrechnungen gesendet, zugeordnet und automatisiert geprüft werden.
Dies erfolgt über den Drei-Wege-Match:

  • Prüfung Rechnung
  • Prüfung Bestellung
  • Prüfung Wareneingang

Sobald alle Prüfungskomponenten übereinstimmen, wird die Rechnung automatisch „dunkel“ verarbeitet und direkt gebucht. Bei Abweichungen, wie Preis oder Menge startet ein spezifischer Freigabeworkflow. Durch die Definition von Toleranzen in Kombination von prozentualen und absoluten Abweichungen kann der Prozess weiter optimiert werden.
Rechnungen ohne Bestellbezug sowie Kostenrechnungen können ebenfalls automatisiert verarbeitet werden. Durch die Integration des Vertragsmanagements werden die Rechnungen mit den Verträgen abgeglichen, wie z.B. bei Mengen- und Wertkontrakten sowohl die Konditionen als auch die vereinbarten Mengen werden geprüft. Hierbei werden die Daten aus den Rechnungen direkt den Kontrakten zugeordnet. Damit besteht ein umfassender Überblick über die Nutzung der verhandelten Verträge.
Dienstleistungen werden auf Basis der Leistungserfassung gegen die Bestellung geprüft. Da der Aufwand für die qualitative Prüfung bei der Leistungsfeststellung liegt, empfiehlt sich die Nutzung des Gutschriftsverfahrens. Hierbei wird die erbrachte Leistung quantitativ und qualitativ bewertet und auf dieser Basis erfolgt die Erstellung einer Gutschrift an den Lieferanten. Diese wird im ERP-System verbucht und zur Zahlung freigegeben. Damit entfällt die doppelte Prüfung des Vorgangs und es kann sichergestellt werden, dass genau die Leistung bezahlt wird, die geliefert wurde.
Der Workflow der Rechnungstellung lässt sich dank der Camunda-Enterprise-Plattform absolut flexibel anpassen. Die Kombination der BPMN- und DMN-Engines bieten maximale Flexibilität mit minimalem Eingriff in die Entwicklung und die Unternehmen können sämtliche Prüfszenarien abbilden.

Die Engine bringt noch weitere Vorteile:

  • Die Workflows können grafisch modelliert und direkt in die Applikation importiert werden.
  • Kein Customizing für die Workflowgestaltung in der Software notwendig.
  • Echtzeit-Daten (Runtime) lassen sich von historischen Daten (History) trennen.
  • Sie ist stateless, lässt sich horizontal skalieren und ist einfach zu clustern.

 

Künstliche Intelligenz unterstützt bei der Fehlerminimierung

In der Software ist eine Komponente für künstliche Intelligenz (KI) integriert. Daher unterbreitet die Anwendung dem Bearbeiter auf Basis gelernter Konditionen im Laufe der Zeit passende Kontierungs- und Buchungsvorschläge.
Damit die automatisierte Kontierung fehlerfrei funktioniert, können die Sachkonten nach unterschiedlichen Kriterien geclustert werden, beispielsweise nach Warengruppen, aber auch nach anderen betriebs- und branchenbedingten Merkmalen. Möglich ist auch eine Unterteilung nach Produktbereichen, Dienstleistungen, Bezügen aus dem In- oder Ausland, regionalen oder internationalen Bezugsmärkten, Wareneinkauf von verbundenen, nahestehenden oder beteiligten Unternehmen.
Die KI im System sorgt bereits dafür, dass Kontierungsfehler vermieden werden. Das wird ermöglicht, indem bei der Erfassung der Anforderungen durch den Bedarfsträger, die Daten mit den Stammdaten im ERP-System verglichen und so direkt mögliche Abweichungen erkannt und Alternativen vorgeschlagen werden.

Stefan Roggatz

Stefan Roggatz

Senior Consultant

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