FOLGE 1: Wieso ist es wichtig, Ihre Beschaffungsdaten zu bereinigen? Ein Fallbeispiel mit Vodafone.
Essay

Procurement Data Quality I: Ein Muss bei der Optimierung des Ausgabenmanagements

19/04/2017 Procurement Leaders

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Procurement Leaders und SynerTrade verfasst, der führenden Plattform für Procurement Intelligence.

Unternehmen sammeln große Datenmengen in ihrem täglichen Business. Allein in der Beschaffung zirkulieren Daten in unterschiedlicher Form, kommen aus verschiedenen Quellen (extern und intern) und werden von einer Anzahl verschiedener Stakeholder (sogar Lieferanten) verwendet. Aus diesem Grund kann es zum anspruchsvollen Aufgabe für die Beschaffungsabteilung werden, die Höhe ihrer Ausgaben zu ermitteln. Ob es dabei um Transparenz geht, die Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung oder die Resuktion von Kosten, Unternehmen müssen immer in der Lage sein, ihre Daten einfach zu ermitteln und analysieren. Dieser dreiteilige Artikel, in Zusammenarbeit mit „Procurement Leaders“ entstanden, zeigt auf, wieso die Bereinigung Ihrer Beschaffungsdaten wichtig ist. Er gibt Ihnen außerdem Einblicke in die Methoden, die Unternehmen gegenwärtig anwenden, mit konkreten Beispielen und Nachweisen.

 

FOLGE 1: Wieso ist es wichtig, Ihre Beschaffungsdaten zu bereinigen? Ein Fallbeispiel mit Vodafone.

 

Die Situation der Vodafone Group

 

Die Schaffung eines Mehrwertes mithilfe besserer Geschäftseinblicke – und zwar durch einen einheitlichen, konsistenten Überblick über globale Ausgaben – ist ein Anliegen, welches das multinationale Telekommunikationsunternehmen Vodafone Group seit langem verfolgt. Anfang 2016 begann dieses Anliegen sich endlich in die Realität umzuwandeln, so Virginia Vast, Leiterin der Abteilung für Kognitive und Digitale Beschaffung bei Vodafone.

Unter der Leitung von Vast wurde der neue Geschäftsbereich Digitale Lieferkette geschaffen, der angeleitet von Vast eine datenbezogene Beschaffungsorganisationsstrategie aufbauen soll, die von der Bereinigung der Daten über die Automatisierung zur Augmentation reicht. Das Management-Team Digitale Lieferkette arbeitet mit der Vodafon Geschäftsanalyseabteilung zusammen an der Konsolidierung und Bereinigung der Unternehmensdaten, sowie an der Kombinierung mit externen Daten, um die Sortimentsmanager zu befähigen, bessere Entscheidungen schneller zu treffen. „Wir wussten immer, dass wir eine einzige, klare Version der Wahrheit und der Daten brauchen, um unser Unternehmen zu wandeln. Und jetzt haben wir genau das, es ist unfassbar“, sagt Vast. „Weil all unsere Ausgabendaten an einem Ort sind, können wir direkt und jederzeit unsere Leistung einsehen, die investierte Zeit überblicken und die Fluktuation des Marktes in Echtzeit beobachten. Dadurch wissen wir genau, wie wir unsere Maßnahmen gewichten müssen. Im nächsten Schritt werden wir die Daten mit künstlicher Intelligenz ausstatten, wodurch wir uns neue Geschäftseinblicke versprechen.“

 

Datenqualität und -konsistenz

 

Vodafone ist kein Einzelfall. Es ist eine Tatsache, dass die Datenverfügbarkeit – und Datenqualität – viele große Unternehmen, die ihre Kosten analysieren wollen, weiterhin vor große Herausforderungen stellen. Je öfter Kauftransaktionen in mehreren Systemen und durch verschiedene fachkundige Drittanbieter durchgeführt werden, desto größer ist die Herausforderung, die Daten zu einem aussagekräftigen Bild zusammenzufügen. „Für Kostenanalysen kann die Datenqualität zu einem großen Problem werden – vor allem für größere Unternehmen oder solche, die über Akquisition wachsen“, so Soroosh Saghiri, Forschungsbeauftragter beim Zentrum für Strategische Beschaffung und Lieferketten-Management an der Cranfield University School of Management. „Das Ziel ist es, einen einheitlichen Überblick über die gesamten Unternehmensausgaben zu haben, aber die Realität sieht häufig anders aus: Verschiedene Systeme werden kombiniert und die Daten sind unvollständig und inkonsistent.“

In diesem Fall sind die Unternehmen mit einer unterschwelligen Ironie konfrontiert: Die Tatsache, dass die Daten auf verschiedene Systeme verteilt sind, macht eine Ausgabenanalyse nicht nur schwieriger sondern gleichzeitig auch reizvoller. Schwieriger daher, weil die Daten nicht nur von verschiedenen Quellen stammen, sondern auch auf verschiedene Art verschlüsselt sein können. Die verschiedenen Systeme verwenden möglicherweise unterschiedliche Produkt- und Sachnummern für die gleichen Posten, ebenso wie verschiedene Namen für die gleichen Lieferanten. In anderen Worten, Konsolidierung ist nur ein Teil der Aufgabe: Wenn die Daten einmal konsolidiert sind, bleibt noch der wichtige Prozess der Datenbereinigung. Und es ist reizvoller, gerade wegen der Schwierigkeiten des Bereinigens und Konsolidierens. Einfach gesagt, die Schaffung eines einheitlichen Überblicks über die Beschaffungsausgaben eines Unternehmens öffnet eine Reihe von Möglichkeiten. Je unsauberer – und verteilter – die unbearbeiteten Ausgabendaten sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Ausschöpfung dieser Möglichkeiten profitabel ist.

Aus Sicht der Beschaffung vereinfacht es ein einheitlicher Datenüberblick beispielsweise deutlich, die Ausgabendaten von bestimmten Lieferanten zu quantifizieren und somit die Preisgestaltung zu maximieren. Im Falle von identischen Posten, die von verschiedenen Lieferanten eingekauft wurden, wird es möglich, strategische Beschaffungsinitiativen zu ergreifen und diese Ausgaben auf weniger Lieferanten zu konsolidieren. Auch die Preisharmonisierung wird einfacher: Werden identische Posten vom gleichen Lieferanten, aber zu unterschiedlichen Preisen eingekauft? Sehr wahrscheinlich!

 

Vorteile über die Beschaffungsabteilung hinaus


Im weiteren Sinne kann dieser einheitliche Überblick über Beschaffungsausgaben auch dabei helfen, ein größeres Maßnahmenpaket zu erarbeiten. In Bezug auf Innovation könnte es z.B. möglich sein, bei neuen Produkten eine Anzahl von Komponenten zu spezifizieren und inkorporieren, die bereits für andere Zwecke erworben werden. Dadurch wird die Notwendigkeit ausgeschlossen, die Komponenten erneut zu qualifizieren und die Markteinführung wird vereinfacht. Darüber hinaus hilft der Konsolidierungsprozess identischer Posten von verschiedenen Lieferanten bei der Bestandsreduzierung und beim Verringern der Komplexität von Stücklisten. Dadurch wird die Belastbarkeit bei gleichzeitiger Verringerung der Kosten verbessert.

Diese Vorteile sind nicht nur Fantasie. Der sich ausdehnende britische Partner GEC-Marconi (Heute Teil des BAE-Systems) wurde zu einem Vorzeigefall, als er eine solche Ausgabendatenkonsolidierung Ende der 1990er durchführte und einen einheitlichen Überblick über die Ausgaben von nicht weniger als 168 ERP und Beschaffungssystemen erhielt. Produktkosten, Markteinführungszeit und Warenbestände sind gesunken – und zwar in keinem geringen Umfang.

 

 

Doch der Weg zu diesen Ergebnissen kann lang sein. Datenbereinigung benötigt Zeit, Ressourcen und eine klare Organisation. Erfahren Sie mehr darüber in unserer nächsten Folge.

Procurement Leaders

Procurement Leaders

Procurement Leaders

Newsletter
node/224