Lieferanten-Kollaboration - der Erfolgsfaktor im P2P
Essay

Lieferanten-Kollaboration - der Erfolgsfaktor im P2P

18/10/2020 Stefano Lubian

In einer zunehmend integrierten Lieferkette ist Zusammenarbeit, die als Austausch von Informationen und Prozessen zwischen kooperierenden Partnern innerhalb derselben Produkt-/Dienstleistungskette gedacht ist, die unabdingbare Voraussetzung für das Erreichen von Zielen und die beste Leistung des Lieferprozesses im Hinblick auf Effizienz, Qualität und Kostenreduzierung.

Die Lieferantenzusammenarbeit ist genauso: Ein weiterer Schritt im Vergleich zur klassischen Kunden-Lieferanten-Beziehung, die sich zu einer fortgeschrittenen Partnerschaft entwickelt.  Zusammen mit Stefano Lubian, Head of Procurement Solutions Synertrade Italia, haben wir uns diesem Thema gewidmet, indem wir das Thema der Zusammenarbeit im Bereich P2P (Procure to Pay) analysiert und seinen inhärenten Wert hervorgehoben haben, der oft nicht unmittelbar und einfach anzuwenden ist.

Wie wird die Lieferantenzusammenarbeit definiert und umgesetzt?
Die Zusammenarbeit mit Lieferanten ist eine Reise, die mit der Definition des Bereichs beginnt, in dem die Zusammenarbeit stattfindet, die sich typischerweise auf die kritischsten Prozesse und Produktkategorien für das Unternehmen - die kaum Auswirkungen auf das Kerngeschäft haben - und den Produktionsprozess konzentriert. Nachdem die Hauptlieferantenunternehmen und -referenzen identifiziert wurden, besteht der nächste Schritt darin, das Informationspaket, die wichtigsten Punkte des zu kontrollierenden Lieferprozesses und die Überwachungsmethoden zu skizzieren. Die Vorteile dieser Zusammenarbeit - Effizienz, Qualität, Kostenreduzierung - sind bekannt, doch ist es aus zwei Hauptgründen immer noch schwierig, sie in der Praxis anzuwenden.

Einerseits die Entwicklung, die die Einkaufsabteilung erst in den letzten Jahren erlebt hat, vom "Order Making Office" zu einer wertvollen und strategischen Funktion, die auf die Unternehmensentscheidungen ausgerichtet ist, und andererseits das Fehlen geeigneter Instrumente zur Förderung einer integrierten Zusammenarbeit der Lieferanten. Wir haben einige Lieferantenmanagement-Integrationen vorgestellt, die oft von Unternehmen übernommen wurden, die sich kostspielige Investitionen in Bezug auf Implementierung und Wartung leisten konnten. Diese Lösungen waren in der Regel nicht sehr skalierbar und nur schwer auf ein breites Spektrum von Anbietern auszudehnen.

Diese Bedingungen entwickeln sich rasch weiter, und heute sind wir dank der Einführung von Cloud-Lösungen wie Accelerate von Synertrade in der Lage, die Vorteile der Zusammenarbeit mit Lieferanten problemlos zu nutzen, ganz zu schweigen von der Situation, die wir in jüngster Zeit weltweit erlebt haben und die sicherlich die Suche nach Werkzeugen für eine stärkere und fortschrittlichere Partnerschaft gefördert und beschleunigt hat.

Wie reagiert Synertrade konkret auf P2P zur Zusammenarbeit mit Lieferanten? Können Sie uns einige Beispiele nennen?
Synertrade unterstützt seine Kunden als wichtigster Technologiepartner und stellt Werkzeuge zur Verfügung, die den kollaborativen Fluss zwischen Kunde und Lieferant ermöglichen, insbesondere in den Bereichen, die eine Integration zwischen den Parteien am meisten erfordern: Auftragsmanagement, Planung und fortschrittliches Liefermanagement, Fakturierung, Produktentwicklung.

Da die Accelerate-Plattform alle Beschaffungsprozesse unterstützt, widmet sich das P2P-Modul der Verwaltung aller Phasen, von der Erfassung der Anforderungen bis zur Rechnungsstellung. Innerhalb des Procure-to-Pay-Prozesses werden die Benutzer in die Lage versetzt, mehrere Punkte zu identifizieren und unter diesen auszuwählen, die für eine echte Kunden-Lieferanten-Kooperationsbeziehung entscheidend sind.

Zum Beispiel die Vereinfachung des gesamten End-to-End-Bestellmanagementprozesses, von der Definition der Anforderungen bis zum kollaborativen Management mit dem Lieferanten, sowie die Unterstützung des Bestelländerungsprozesses, d.h. die Änderung und Bestätigung der Bestellung des Lieferanten und deren interne Genehmigung.  Ein weiteres Beispiel bezieht sich auf die Reduzierung der Vorlaufzeit und der Verwaltungskosten der Lieferplanung, die Möglichkeit des Echtzeit-Austauschs von Lieferplänen und die Kommunikation der Zusammensetzung von Verpackungseinheiten, die mit Lagersystemen integriert werden können.

Was die Rechnungsstellung betrifft, so verwaltet Accelerate den 3-Wege-Abgleich passiver Rechnungen, was die Kontrolle direkt auf der Rechnungsplattform des Lieferanten ermöglicht und die Konformität des Dokuments im Hinblick auf den Vergleich mit der Bestellung und der Lieferung definiert. Auf diese Weise ist der Genehmigungsprozess vollständig und automatisch.

Dank der Integration spezifischer Komponenten in P2P unterstützt unsere Lösung die Zusammenarbeit im Produktentwicklungsprozess und vereinfacht den Dokumenten- und Informationsaustausch zwischen Kunde und Partner. Wir haben weltweit mehrere P2P-Anwendungsfälle, z.B. in Italien ein Unternehmen aus dem Pharmadistributionssektor, das dank der P2P-Implementierung den gesamten End-to-End-Prozess von der Kaufanfrage bis zur Bezahlung der Rechnung befestigt und abgebildet hat.  Alle Schritte sind nun nachvollziehbar, und das Projekt ermöglichte die Zentralisierung und Digitalisierung des Papierarchivs von Bestellungen, die auf verschiedene Standorte verteilt sind, sowie die Verwaltung der Historie der mit den Bestellungen und dem Bestellmanagementprozess verbundenen Informationen.

Der zweite Fall, den ich erwähnen möchte, ist eine Telco, die durch einen Proxy-to-Pay-Prozess verwaltet wird, der nicht vollständig integriert ist. Mit der Implementierung unseres P2P-Moduls waren wir in der Lage, den gesamten Beschaffungsprozess aus funktionaler Sicht abzudecken, wodurch eine abteilungsübergreifende Kontrolle ermöglicht und in einigen Fällen auch deren Verfahren vereinfacht wurden.

Umweltfreundliche Beschaffung und Kollaboration stehen heute im Mittelpunkt, glauben Sie, dass es einen Zusammenhang zwischen diesen Themen gibt?
Die Vorteile der Digitalisierung und der Kollaboration mit Lieferanten haben direkte und indirekte Auswirkungen unter dem Gesichtspunkt der umweltfreundlichen Beschaffung und der Nachhaltigkeit. Die Optimierung von Lieferzeiten und -methoden für Produkte/Dienstleistungen, die papierlose Verwaltung von Einkaufstransaktionen, die Reduzierung der Anwendungsbasis nach der Einführung von SaaS-Lösungen sowie die Möglichkeit, all diese Prozesse aus der Ferne jederzeit und überall zu verwalten. All diese Aspekte haben einen enormen und positiven Einfluss auf die Umwelt.

Es gibt auch indirekte Auswirkungen: Denken Sie an die Nachhaltigkeits- und Umweltleistungsbewertungen von Zulieferfirmen für Einkaufsabteilungen, die von speziellen Informationsanbietern bereitgestellt werden. Die Ergebnisse dieser Umfragen sind in unserem P2P-Modul integriert und sichtbar, das zur End-to-End-Bewertung der Partner beiträgt, im Einklang mit einem Ansatz der Zusammenarbeit und kontinuierlichen Verbesserung. Ein weiterer und wichtiger Faktor ist die Wirkung all jener Instrumente, die dazu beitragen, die internen Verwaltungskosten des Einkaufsprozesses zu senken, wodurch Ressourcen für Beschaffungsaktivitäten mit größerem Mehrwert freigesetzt werden können.

Könnten Sie uns einige Beispiele für Lösungen nennen, die es der Einkaufsabteilung ermöglichen, sich auf strategischere Aktivitäten zu konzentrieren?
Ein typisches Problem bei Einkaufsbüros ist die berühmte 80/20-Regel: 80 % der Dokumente und Transaktionen müssen mit 20 % der Zeit als Zielvorgabe bearbeitet werden, wobei die verbleibende Zeit für wertschöpfende Aktivitäten verbleibt. Dies ist erreichbar, wenn Sie Ihr Arbeitspensum so weit wie möglich automatisieren können.

Diese Automatisierung kann dank RPA, Robotic Process Automation, erreicht werden: alle Einkäufe, die keine direkte Kontrolle durch die Beschaffungsabteilung erfordern und/oder bei denen der Einkäufer so wenig wie möglich eingreifen muss, sind automatisch. Sobald die in diesen Bereich fallenden Produktkategorien identifiziert sind, ermöglichen diese Werkzeuge die Verwaltung des gesamten Prozesses, wie die Genehmigung der Bestellung selbst, den direkten Versand an den Lieferanten, die automatische Unterschrift und die Verteilung der Bestellung an die Abteilungen des Unternehmens, die sie verwenden.

Ein weiteres zentrales Thema im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Nicht-Kerngeschäftskategorien ist das Katalogmanagement- und Punch-Out-Modul der P2P-Lösung in unserer Plattform. Diese Integration bietet allen Unternehmensabteilungen eine Möglichkeit zur autonomen Beschaffung aller nicht zum Kerngeschäft gehörenden Produkte und Dienstleistungen, was auf der anderen Seite die Arbeitsbelastung der Käufer erhöhen würde, die mit einer hohen Anzahl von Transaktionen mit geringem Stückwert konfrontiert sind.

Lieferanten in diesen Kategorien haben die Möglichkeit, ihre Kataloge direkt auf unserer Plattform zu veröffentlichen oder, im Falle von Punch-out, denselben Kunden die Navigation innerhalb ihrer eigenen Einkaufsportale zu ermöglichen, die mit der P2P-Plattform und ihren eigenen Buchhaltungssystemen integriert sind. Eine perfekte nahtlose Integration vom Bedarf bis zur Lieferung und Rechnungsstellung, ohne direkte Verhandlungen mit der Einkaufsabteilung.
Die Vorteile der Zusammenarbeit mit den Lieferanten sind nur dann erfolgreich, wenn sie mit einer schnellen Einführung der am besten geeigneten Werkzeuge verbunden sind, um sie zu erreichen. Bis vor dreißig Jahren war es undenkbar, einen P2P-Systemprozess in nur drei Monaten zu implementieren. Heute jedoch ist es für uns der Referenzstandard, ganz zu schweigen von den Investitionen in Personal und Technologie, die deutlich reduziert wurden und die die Akzeptanz in den Unternehmen erhöhen. Die Lösungen, die dem CPO heute zur Verfügung stehen, sind viel leichter zugänglich, schneller zu implementieren und benutzerfreundlich.

Stefano Lubian

Stefano Lubian

Nach seinem Abschluss in Management Engineering an der Universität Padua beginnt Stefano seine Karriere bei Accenture in der Market Unit Communication & High Tech, hauptsächlich mit der Verantwortung für die Lieferung von Systemprojekten zur Integration im Bereich Supply Chain, Beschaffung, Engineering, Vertrieb und Finanzen & Controlling.  Er kam zu Mediaset mit der Funktion des Leiters der IT-Anwendungen zur Unterstützung aller Personalbereiche (Betrieb, Beschaffung, Finanzen & Controlling). Er verfolgte und leitete eine wichtige digitale Transformation im Einkaufsbereich, indem er die von der Accelerate-Suite von Synertrade zur Verfügung gestellten Möglichkeiten nutzte und alle Hauptmodule aktivierte. Die gesammelten Erfahrungen und die enge Zusammenarbeit mit Synertrade öffneten die Türen für die nächste Zusammenarbeit, und ab März 2019 gehört er als Leiter der Abteilung Operations zu Synertrade Italia.

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