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Success story Engie
Success Stories | 06/01/2016

Engie structure sa filière Achats

« Grâce notamment à la mise en œuvre de la solution SynerTrade nous sommes à ce jour en mesure de piloter l’évolution des dépenses par catégorie et par fournisseur, ce qui renforce les actions pour atteindre les objectifs ambitieux de réduction des coûts fixés par le plan de performance. »
Stéphane Baillargeau, Directeur Performance Politique Processus et Outils, groupe Engie

 

Acheter mieux, moins et plus économique. C’est là le triple objectif visé par le programme One for Value 2015 qui couvre la transformation du processus Achats au sein du groupe ENGIE. Un challenge qui a motivé la mise en place d’un système d’information dédié autour de la solution SynerTrade.

Dans un contexte tendu pour le marché de l’énergie confronté depuis la fin des années 2000 à une baisse générale de la demande, la rationalisation des achats représente un enjeu décisif. Leader de la transition énergétique en Europe, acteur de référence sur ce secteur, le groupe Engie emploie quelques 158 000 collaborateurs dans le monde pour un chiffre d’affaires qui atteignait les 74,7 milliards d’euros en 2014. Dans le cadre de son plan de performance, Engie s’est fixé un objectif d’1,7 milliard d’euros d’économies sur la fonction Achats d’ici la fin 2015. Claire Brabec-Lagrange, directrice des achats chez Engie revient sur les moyens à mettre en œuvre pour atteindre cet objectif : « Nous devons fournir à nos entités des leviers achats qui leur permettront de générer ces économies, au-delà de leur performance habituelle : en priorité la massification et l’optimisation de la demande sur les catégories achats communes ». Une stratégie qui passe avant tout par une nouvelle gouvernance et l’adoption d’un certain nombre d’outils transverses.
 

Mise en œuvre d’un SI Achats

Jusqu’alors, le processus de gestion des achats commun aux cinq branches du Groupe reposait sur un simple système de collecte des données sous Excel et de consolidation au format SQL, selon un rythme trimestriel. Ce dispositif, adopté à la suite de la fusion entre les groupes Gaz de France et Suez, n’offrait plus de réelles possibilités d’évolution. Intégré au programme One for Value 2015, le projet Pyramid a été lancé pour mettre en œuvre un système d’information Achats au sein du groupe. La direction des achats se met donc en quête d’une solution complète et moderne qui permette de garantir la disponibilité et la qualité des données de dépenses et fournisseurs en provenance de plus de 80 ERP des différentes Business Units.
 

Richesse fonctionnelle en standard

Au terme d’un processus de sélection au cours duquel une dizaine de solutions ont été étudiées, c’est finalement SynerTrade qui a été retenue. Stéphane Baillargeau, directeur Performance Politique Processus et Outils au sein de la direction des Achats du Groupe évoque les raisons qui ont motivé ce choix : « D’une part, les modules d’analyse des dépenses et de gestion des fournisseurs correspondaient en standard à nos attentes actuelles et futures. D’autre part, l’ergonomie de la solution promettait une bonne restitution des analyses. Enfin, la couverture linguistique offerte permettrait de déployer sans développement spécifique la solution dans la quasi-totalité des pays où le Groupe est implanté. » La mise en œuvre démarre en février pour une mise en production sur quatre entités pilotes au mois de septembre suivant. Fin 2014, 90 % du périmètre du Groupe sont couverts par les deux premiers modules, sachant que le déploiement des modules gestion des contrats et eRFX est prévu sur l’ensemble des entités.
 

L’ergonomie, vecteur d’appropriation

Actuellement, ce sont 400 collaborateurs qui utilisent la solution. Celle-ci a reçu un accueil très positif. « Les fonctionnalités standards des modules SynerTrade sont très accessibles, ce qui a facilité l’appropriation de l’outil par les équipes », explique Stéphane Baillargeau. Reste aujourd’hui à mettre en œuvre Performance Manager, l’application de Business Intelligence de SynerTrade, sur lequel les managers du Groupe concentrent l’essentiel de leurs attentes. « Si nous avons apprécié tout au long des phases de conception le conseil apporté par les consultants de SynerTrade, c’est aujourd’hui à nous de définir les indicateurs que nous souhaitons voir intégrés dans la solution. Le module Performance Manager offre de très nombreuses possibilités mais des arbitrages sur les règles de calcul restent à faire de notre côté. »
 

Une solution structurante pour une démarche vertueuse

La mise en place d’un système d’information Achats est une démarche vertueuse, l’occasion pour Engie de restructurer la gestion des données Achats au sein du Groupe, toutes branches, Buisness Units et entités confondues. « Solution souple et ergonomique, SynerTrade n’en demeure pas moins un outil intransigeant qui nous a permis de nous discipliner dans notre processus d’achat, conclut Stéphane Baillargeau. Par ailleurs, si l’outil a permis des gains de productivité notables au sein des équipes et une meilleure fiabilité des données, il soutient également l’objectif de réduction des coûts fixé par le plan de performance via une harmonisation des données fournisseurs et une analyse plus fine des dépenses. »