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In che modo il GDPR influenza il Procurement?
Opinioni | 10/01/2018

In che modo il GDPR influenza il Procurement?

Scritto da Brenton Walton, Head of Business Development & Marketing, SynerTrade

Ci siamo! Il nuovo regolamento Europeo sulla protezione dei dati (GDPR), entrerà in vigore il 25 maggio 2018 per tutte le aziende con sede in Europa, ma anche per qualsiasi attività commerciale presente in tutto il mondo che raccoglie, elabora e memorizza i dati personali raccolti in Europa, indipendentemente dalla sede della società.  In pratica, l’obiettivo di questo regolamento è quello di facilitare i consumatori ad avere il controllo su come i dati vengono raccolti, utilizzati, condivisi e archiviati.  

La nuova legge sulla protezione dei dati prevede alcuni requisiti che i marketer dovranno rispettare per ottenere il consenso ad utilizzare le e-mail di clienti esistenti e potenziali. Anche i professionisti HR dovranno attenersi ad ogni richiesta di un ex dipendente, in modo da eliminarlo dai file entro 30 giorni. Il regolamento entrerà in vigore il 25 maggio 2018 e non vi sarà un periodo di tolleranza o di transizione. La mancata conformità alle nuove disposizioni, determinerà multe fino a 20 milioni di euro o pari al 4% delle entrate globali annuali, a seconda di quanto risulta più gravoso per l’azienda inadempiente. Per gli operatori del Procurement è essenziale verificare se fornitori o terze parti, con cui si lavora, sono conformi ai requisiti del GDPR, in quanto in caso contrario, ne saranno ritenuti responsabili.  

Questo regolamento è una grande novità per i consumatori che hanno visto le email spam crescere a partire da un click. Ma come tutto questo influenzerà la Direzione Acquisti, o chi lavora nel settore del Procurement? Tutto ciò dovrebbe essere visto come un’opportunità e non come un compito, per semplificare il modo di lavorare, digitalizzare e aggiornare il processo attuale.

Ecco alcuni passaggi generali da seguire d’ora in poi:

1.       Iniziare con la raccolta dei dati – Analizzare come l’organizzazione attualmente raccoglie e memorizza le informazioni personali.  Chi all’interno dell’organizzazione può accedervi? Esistono limitazioni, restrizioni o controlli di accesso per poter visualizzare i dati personali dell'azienda?

2.       Digitalizzare i dati! – Il regolamento include anche tutti i dati archiviati negli schedari. Quindi questo è il momento perfetto per iniziare a caricare tutti i dati. Partendo dalle informazioni sui fornitori fino alle informazioni sul contatto e sui contratti. È una buona notizia per l’ufficio acquisti, considerando che ogni dipartimento lavora al fine di rispettare i regolamenti. La digitalizzazione dei dati consente di avere il controllo e la visibilità dei documenti richiesti per prendere decisioni d’acquisto e gestire le relazioni con i fornitori.

3.       Sistemare i dati – Questo è anche il momento per eliminare tutti i dati non più idonei. La miglior soluzione è avere un database centralizzato, con regole schedulate per seguire la conformità.

4.       Analizzare i contratti esistenti – Verificare i contratti per garantire che siano conformi al GDPR. Per quelli che non lo sono, questo regolamento è l’occasione di inserire nuove negoziazioni di termini e condizioni, ed evidenziare aree dove generare saving opportuni. 

5.       Migliorare e aggiornare vecchi sistemi legacy – I professionisti del Procurement lavorano costantemente per fornire conoscenze e saving di costi, ma questa è un’opportunità per rivalutare i sistemi in atto, mappare e identificare aree di miglioramento, analizzare i processi – ad esempio nel Supplier Relationship Management o nel Contract Management – e cercare una tecnologia che risponda alle esigenze.

6.       Pianificare – In base al regolamento, se si incorre alla violazione della norma, si avranno a disposizione solamente 72 ore per tornare in conformità. Bisogna pertanto fare passi appropriati e informare il team riguardo il nuovo regolamento per non affrontare pene elevate. 

7.       Utilizzare i dati a proprio vantaggio – Una volta che tutti i dati sono stati raccolti, è possibile inserire più parametri e maggior chiarezza in modo da vedere le informazioni che possono nascere attraverso un’analisi profonda dei nuovi dati trovati. È possibile infine  informare i fornitori in modo da prendere migliori decisioni durante il processo d’acquisto.

 

 “Questo è un momento perfetto per coloro che sono stati immersi da email spam, e non hanno mai coinvolto i committenti degli acquisti nel marketing. Bisogna fare un passo indietro e prendere in considerazione nuove tecnologie per ottenere più chiarezza nei dati”, afferma Sébastien Dumas, VP Marketing& Business Development presso SynerTrade. “Come per il dipartimento Marketing, è fondamentale utilizzare questo momento per modernizzare la funzionalità, migliorare le operations e, ancora una volta, far sì che il settore del Procurement si distingua all’interno dell’organizzazione e si aggiudichi un posto a tavola.”

 

Come può aiutarti direttamente SynerTrade

In SynerTrade siamo già pronti! Con un numero di clienti Europei negli ultimi 17 anni, sin dall'inizio ci siamo concentrati sulla conformità e sulla regolamentazione. Essendo una soluzione single-source proprietaria e source-to-pay completa, SynerTrade si distingue come leader globale nelle soluzioni digitali flessibili. SynerTrade supporta i team del settore del procurement nella gestione dei dati e nell’intero processo d’approvvigionamento: dal sourcing, alle relazioni con i fornitori, alla collaborazione e controllo. SynerTrade si caratterizza per la sua stabilità, in un mondo in cui i movimenti tra le aziende che forniscono soluzioni digitali per gli acquisti li fanno passare "da una mano all'altra ". Questo è il meglio che SynerTrade fa e ha fatto sin dall’inizio.  Essendo un'azienda europea, con sedi distribuite sul territorio, abbiamo studiato i nuovi regolamenti per supportare i nostri clienti. SynerTrade è stata pertanto ritenuta conforme ed in grado di facilitare la transizione senza sforzo.

 

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Circa l’autore
Brenton Walton, Head of Business Development & Marketing, SynerTrade

Brenton Walton, Head of Business Development & Marketing, SynerTrade

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