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Episode 2 : Avoir des données de qualité : une entreprise titanesque
Tribunes | 09/05/2017

La qualité des données Achats : le « must-have » pour l’optimisation de la gestion des dépenses

Nous l’avons vu dans l’épisode 1, nettoyer ses données permet d’avoir une excellente visibilité sur ses dépenses et de réduire ses coûts. Mais quel est le meilleur moyen d’obtenir « une vision unique » ? Mieux encore, une seule version qui soit propre et qualitativement acceptable ? Entretenez-vous avec des professionnels des achats et vous ne tarderez pas à découvrir la longue et impressionnante liste d’obstacles qu’il faut franchir pour y parvenir…

 

Episode 2 : Avoir des données de qualité : une entreprise titanesque

 

Au-delà des ERP

Pour commencer, nous faisons souvent l’erreur de penser qu’imposer un produit unique et un cadre de codage fournisseur au niveau de l’ERP est la solution à tout, explique Milan Panchmatia, gérant associé de 4 C Associates, société de consultants en achats. « L’ERP seul est rarement la solution, en particulier au sein des entreprises les plus grandes et les plus diversifiées qui se sont développées par voie d’acquisition », poursuit-il. « Pour résoudre le problème au niveau de l’ERP, au moyen du recodage des fournisseurs et du produit, une adhésion au niveau local est nécessaire, mais parfois difficile à atteindre. Imposer des processus d’achats et de gestion de la relation client standardisés va de pair avec un niveau de résistance que la technologie ne suffit pas à résoudre. »

De la même manière, opter pour un ERP unique et consolidé n’est pas la solution, remarque Richard Gane, ancien associé chez PwC, à présent directeur des consultants achats chez Vendigital. « Un système ERP unique et global peut sembler intéressant, mais de nombreuses entreprises considèrent qu’il présente un risque trop important : cela revient à mettre tous ses œufs dans le même panier. De plus, imposer une seule et unique manière de travailler à l’ensemble des personnels peut s’avérer un réel défi », précise-t-il. « Il ne s’agit pas tant de la finalité que de la façon d’y parvenir : dans bien des secteurs, il y a des défis, des risques et des coûts. »

Dans tous les cas, ajoute Jan Godsell, professeur des opérations et de la stratégie supply chain à l’Université de Warwick, se concentrer sur un ERP est souvent source de distraction et masque un problème sous-jacent plus important : celui de la qualité des données. « Le problème de la propreté des données est souvent plus important que celui des sources multiples : il est souvent question de la manière dont les systèmes ont été utilisés et les données générées, plutôt que de la manière dont elles ont été décentralisées, » dit-il. Les entreprises qui pensent sérieusement à obtenir “une seule version de la vérité” en vue de l’analyse de leurs dépenses doivent généralement investir dans des processus de nettoyage et de gouvernance des données afin d’en garantir un niveau qualitativement acceptable. »

Stephan Freichel, professeur de logistique de distribution à l’université de Sciences Appliquées de Cologne, le rejoint, et précise que même avec un système ERP unique, les hypothèses de codage et les erreurs dans les données peuvent générer des conclusions erronées. « Au final, il est extraordinairement difficile de parvenir à des conclusions certaines concernant l’analyse des dépenses, » dit-il. « Sans une parfaite compréhension des nuances, on risque de comparer des pommes et des oranges. C’est pourquoi les entreprises essaient de reproduire ces nuances manuellement, manipulent une quantité de feuilles Excel, et s’éloignent systématiquement et de plus en plus de cette « seule version de la vérité. »

Mais le fait est que pour bien des entreprises, ces systèmes multiples ne disparaîtront pas de sitôt, et le problème de la quadrature du cercle persiste donc : des données erronées étant présentes sur l’ensemble des systèmes, comment faire pour les nettoyer et les consolider au mieux ?

 

Vers l’harmonisation des données

La solution la plus évidente consiste à allouer des ressources à ces tâches. Extraire les données depuis les différents systèmes, aligner les données sous un format cohérent, et dédier de la matière grise brute à la tâche de déduplication et de recodage.

Cependant, des projets de cette envergure ne sont en général ni rapides ni bon marché. Bien qu’il soit possible d’assigner certaines tâches à des sous-traitants délocalisés ou à des entreprises externes situées en Inde ou en Asie du Sud-est, les spécialistes achats de chaque service doivent rester à disposition pour transposer les codifications locales des fournisseurs et des articles achetés dans une seule « langue » ou dans un dictionnaire de type « Pierre de Rosette ». Une fois créé, ce dictionnaire peut être utilisé pour traduire les dépenses des différents services en données utilisables pour l’analyse des dépenses. Mais à moins que l’exercice ne soit qu’un élément ponctuel d’analyse des dépenses, ces traductions de codes doivent être harmonisées et redistribuées auprès des différents services, afin de les encourager à se lancer dans leurs propres exercices de recodage, et que chacun au sein de l’entreprise utilise les mêmes codifications fournisseurs et produits, et les mêmes conventions de saisie des données.

Finalement, ce qui peut avoir commencé comme une tentative honorable d’analyse des dépenses se transforme rapidement en un projet d’harmonisation pharaonique ! Et les coûts engendrés surpasseront probablement les gains apportés l’analyse des dépenses. Et même dans ce cas-là, explique David Food, maître de conférences principal à Royal Holloway (Université de Londres), il est probable que les différences dans les données apparaissent de nouveau. « À long terme, le nettoyage manuel des données ne produit en général pas les résultats escomptés, même si mené parallèlement à un projet d’harmonisation : chaque service a tendance à généraliser de nouveau ou à revenir aux codes standards habituellement utilisés pour référencer facilement les fournisseurs. Plutôt que de délocaliser le problème, il faut créer des règles et des codes standards, y adhérer et les surveiller pour en vérifier la conformité. Il s’agit quasiment d’un inventaire perpétuel et tournant au sein d’un entrepôt : ce processus continu d’analyse, d’actualisation, de renouvellement, et de retraitement. ».

 

Existe-il d’autres méthodes miracles pour nettoyer les données et augmenter la visibilité sur les dépenses ? L’épisode 3 vous présentera des alternatives pour arriver à ce but ultime. Rendez-vous la semaine prochaine pour le dernier épisode.

A propos de l'auteur
Procurement Leaders

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