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Episode 3 : Obtenir une vision unique et consolidée grâce aux SI Achats
Tribunes | 16/05/2017

La qualité des données Achats (III) : le « must-have » pour l’optimisation de la gestion des dépenses

La semaine dernière, nous avons vu que mettre en œuvre une harmonisation complète des données Achats représentait un travail conséquent. En effet, les diverses sources d’informations pour les données Achats rendent le travail d’analyse des dépenses fastidieux voire impossible. Alors existe-il des solutions éprouvées pour nettoyer ses données ?

 

Episode 3 : Obtenir une vision unique et consolidée grâce aux SI Achats

 

La pierre de Rosette

Oui, il existe une approche alternative, commente Amar Ramudhin, professeur et directeur du Logistics Institute de l’université de Hull. Elle consiste à utiliser un dictionnaire de type « Pierre de Rosette » dans le but d’analyse les dépenses tout en laissant chaque service observer ses propres conventions de codage dans le cadre des transactions. Cette approche a le mérite d’être plus douce, explique-t-il, mais comporte un danger omniprésent de « dérive des données » à mesure que les services créent de nouveaux codes incompatibles, à l’occasion de l’achat de nouveaux articles ou de la signature de contrats avec de nouveaux sous-traitants. « Quant à la mise en œuvre, cette approche est plus souple, mais elle nécessite une maintenance plus importante, » ajoute-t-il. « Il faut de la discipline lors de la création des nouveaux codes, faute de quoi le lien des nouveaux codes avec le dictionnaire commun sera perdu, entraînant une dégradation significative de la qualité des données. » Tout ceci souligne les difficultés auxquelles se heurtent les projets d’analyses des dépenses au sein des entreprises dans lesquelles les questions de distribution et de qualité des données font partie du tableau. Il est crucial d’avoir une vision unique et cohérente des données liées aux dépenses de l’entreprise, et pourtant il n’existe aucun moyen simple d’y parvenir. De plus, c’est un problème lorsque les prestataires de services externes ont peu à offrir : ce sont des personnes internes à l’entreprise, en général des personnes qui occupent des postes aux achats, qui détiennent les pièces maîtresses du puzzle.

 

Le recodage

Pas étonnant donc qu’un certain nombre d’entreprises adopte la même approche que Vodafone : accepter que le recodage à l’échelle de l’entreprise et la gouvernance des données constituent des objectifs inatteignables, rechercher un moyen de mettre à la disposition de la fonction achats des outils de business intelligence qui leur permettront d’élaborer manuellement cette seule version de la vérité, sous une forme susceptible d’offrir une solution rentable et rapide, quelle qu’elle soit. On reconnaît ainsi que cette solution n’est pas seulement pragmatique, mais qu’elle tient également compte des avancées importantes en matière de business intelligence de ces dernières années : reporting en libre-service, fuzzy logic (logique floue), entrepôt de données dans le cloud, et bibliothèques analytiques, ainsi que « traitement en mémoire ». De plus, c’est une approche qui a, au minimum, comme chez Vodafone, l’objectif de consolider toutes les données relatives aux dépenses de l’entreprise, plutôt qu’un petit sous-ensemble jugé plus stratégique. Mais bien qu’attirante en apparence, cette idée est rarement efficace dans la pratique, selon les initiés.  « Dans un effort visant à redéfinir le défi que constitue la consolidation des données en vue de simplifier et rendre la tâche plus réalisable, on serait tenté de se concentrer uniquement sur les catégories les plus larges et les postes de dépenses les plus importants, » explique Soroosh Saghiri de l’École de Management de Cranfield. « Avec cette approche, il existe un risque : celui de ne pas analyser du tout les postes de dépense les moins stratégiques, même s’ils sont potentiellement source d’informations précieuses et d’économies. »

 

La business Intelligence

Le groupe bancaire autrichien Erste Group Bank, qui opère en Europe de l’est et centrale, vient tout juste d’adopter une approche fondée sur la business intelligence, explique Christof Grossfurtner, Directeur Process Management et IT. Étant, comme il dit, « plus un groupement de banques qu’un groupe bancaire », il était important, dans le cadre du projet de qualité des données mené par Erste, de ne pas imposer à chaque banque un modèle centralisé de gouvernance des données. De la même manière, insiste-t-il, les gains potentiels sur l’offre proposée à partir des analyses des dépenses étaient tellement importants qu’on ne pouvait les ignorer.  La solution : une approche manuelle, conduite par la fonction achat, pour allouer les dépenses d’achats à l’une des 160 catégories de dépenses définies par QlikView, l’outil de business intelligence de la banque. L’objectif, explique-t-il, était d’appliquer ceci à un minimum de 96 % des dépenses au troisième niveau d’agrégation, en considérant que la « gestion des installations » constituerait le premier niveau d’agrégation, la « gestion des immeubles », un deuxième niveau, et les « services de nettoyage » un troisième. Ce processus agrégeant des données provenant de plus de 40 sources, il a fallu trois ans pour parvenir au niveau des 96 % se souvient Grossfurtner. On a à présent atteint les 98 %, et ceci procure de nombreux avantages outre ceux caractérisant habituellement les achats. À titre d’exemple, notre visibilité en termes de conformité et durabilité est significativement meilleure, alors qu’on ne s’y attendait pas initialement.

 

Les SI Achats

Cependant, toutes les entreprises ne sont pas prêtes à consacrer trois ans à l’élaboration d’une vision unique et consolidée de leurs dépenses d’achat. Se pose alors inévitablement la question de la consolidation et du nettoyage accélérés des données liées aux dépenses, tout en veillant à ne pas y perdre sur les informations précieuses concernant les dépenses d’achats qu’apporterait une connaissance des achats au sein du projet. En Allemagne, chez Fresenius Medical Care, un fabricant et prestataire de thérapies spécialisé dans le traitement des reins, Pascal Zuber, Directeur monde de la gestion des performances achats, nous indique une solution pour y remédier : l’utilisation d’un outil de données proposé par le fournisseur de solution achats SynerTrade. Cet outil, explique-t-il, sert à harmoniser, valider et nettoyer les données de base provenant des différent systèmes ERP utilisés par Fresenius à travers le monde. Intégrant une base de données en mémoire visant un traitement haute-performance, la solution applique de façon répétée plusieurs douzaines d’algorithmes et de règles commerciales, permettant d’élaborer progressivement une image toujours plus précise des dépenses, jusqu’à atteindre en moyenne un taux de précision de l’ordre de 99 %. Une fois définis, et grâce à des modélisations précises, les règles et algorithmes peuvent être de nouveau exécutées si nécessaire. Ceci permet aux sociétés de produire des analyses de leurs dépenses à la demande, sans pour autant avoir recours au recodage ou à des exercices de gouvernance des données pour chaque service de façon isolée. « Nous nous heurtions à tous les problèmes classiques que rencontre une organisation dont les achats sont décentralisés et qui utilise des systèmes décentralisés. » explique Zuber. « Sans le savoir, nous passions par les mêmes fournisseurs pour approvisionner des sites différents. Sans le savoir, nous achetions des articles identiques sous des codes différents. Et nous payions des prix différents pour un même produit, provenant parfois du même vendeur. Sans aucun moyen de recouper tout cela, nous ne pouvions négocier auprès des fournisseurs aucune offre groupée pour obtenir des conditions et des tarifs avantageux. »

Aujourd’hui, la solution Synertrade est au cœur des activités d’achats de la société, aussi bien d’un point de vue stratégique que tactique, puisqu’elle permet de regrouper des données provenant de nos quatre systèmes SAP et de 5 solutions non SAP. Cela participe notamment à la transparence et fait émerger des inconnues sur lesquelles nous concentrons collectivement nos efforts. « L’objectif initial était, et est toujours, « une seule version de la vérité » pour l’ensemble de la société » explique Zuber. « Nous aspirions à la transparence à l’échelle mondiale pour tous nos contrats en cours afin de comprendre qui achetait quoi et où. Cette transparence nous faisait défaut. L’utilisation de la solution SynerTrade à l’échelle mondiale nous a permis d’atteindre notre but. »

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la qualité des données Achats ou sur la solution eAchats de SynerTrade, rendez-vous sur le synertrade.com/fr ou contactez-nous.

A propos de l'auteur
Procurement Leaders

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