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Le procure to pay permet de rapprocher la finance et les achats
Tribunes | 07/07/2016

P2P : le processus qui réconcilie les achats et la finance

Automatiser les processus, de la demande d’achat au paiement, est aujourd’hui au cœur des préoccupations des directions financières. Ce procédé, appelé Procure-to-Pay, est difficile à mettre en place car il est situé au carrefour des fonctions opérationnelles, administratives et comptables. Cependant il est aujourd’hui souvent décrit comme un facteur d’efficacité déterminant pour les entreprises. S’il est souvent initié par le département financier qui souhaite maîtriser ses données de la demande d’achat au paiement, il vient également faciliter le quotidien de la fonction achats lorsqu’il est mis intelligemment en place.  Petit tour d’horizon des atouts du P2P.

 

A l’heure de la poursuite continue de l’optimisation des ressources, et des processus, la transversalité des solutions se concrétisent pour optimiser les flux d’informations et leur gestion. Le Procure-to-Pay en fait partie puisqu’il est au cœur des échanges d’une part à l’intérieur de l’entreprise entre les départements achats, finance et opérationnels ; mais également autour de l’entreprise puisqu’il tourne autour de la relation fournisseurs.

 

Le P2P au cœur de la finance

En aval du processus d’achat, la gestion de la problématique du règlement des factures est représentative de la tendance qui touche l’entièreté du secteur. Afin de simplifier le traitement des factures et de minimiser les interventions manuelles ainsi que les erreurs qui peuvent en découler, la finance a souvent recours à la dématérialisation. L’automatisation du processus de gestion des factures permet, en plus de la diminution des erreurs, des actes administratifs et de comptabilité, de prévoir le respect ou l’anticipation des délais de paiement, ou encore de gérer plus facilement les relations fournisseurs.

 

Plus encore, elle permet aux entreprises de gagner du temps, et de l’argent. En France, le coût moyen lié au traitement d’une facture papier entrante est estimé à près de 15€. Le passage à la dématérialisation représenterait ainsi une économie allant de 30 à 50% de ce montant, tandis que le temps passé à cette tâche est quant à lui réduit d’environ 30%, laissant ainsi à l’entreprise l’occasion de déployer plus efficacement son personnel.

 

Des attentes bien au-delà de la finance

Ce passage à la loupe du traitement des factures, maillon essentiel de la chaîne financière, démontre combien l’efficience du Procure-to-Pay est étroitement liée à l’utilisation de l’outil informatique. Faut-il encore que la facture corresponde à la commande, et la commande aux conditions négociées par le service achat. Les entreprises d’aujourd’hui, désireuses d’intégrer efficacement le P2P dans leur stratégie de performance globale doivent prendre en compte le processus de bout en bout. L’automatisation seule de la gestion des factures fournisseurs ne permettra pas de garantir la conformité des contrats, et le respect de ceux-ci. C’est d’autant plus vrai à l’ère du big data et des réseaux sociaux : l’efficacité des processus transversaux passent par une exploitation concrète de toutes les informations métiers dans l’entreprise. Si les solutions apportent plus de flexibilité d’usage de par leur mobilité et ergonomie en constante amélioration, elles se doivent aujourd’hui de répondre aux problématiques des différents départements de l’entreprise.

La fonction achats trouve dans le P2P une solution efficace de gestion des contrats, et d’optimisation de son processus d’approvisionnement, là où la finance sera conquise par sa possibilité de contrôle des dépenses et des budgets. Mais n’oublions pas les acheteurs internes : si la solution est rigide et ergonomiquement médiocre, le taux d’adhésion sera faible, menaçant ainsi le contrôle sur les achats indirects.

 

Solution au cœur des échanges financiers de l’entreprise, le processus Procure-to-pay fait aujourd’hui parler de lui. Les plateformes logicielles réconcilient aujourd’hui les financiers comme les acheteurs autour d’outils faciles à prendre-en-main mais surtout performants, permettant des remontées d’informations fiables, et des analyses pertinentes pour une meilleure prise de décision au quotidien. La digitalisation des processus métiers suit son cours.

 

A propos de l'auteur
Kristina Pousseur – Directrice Marketing et Communication

Kristina Pousseur – Directrice Marketing et Communication

Plus de 20 ans d’expérience en marketing et communication B2B acquise chez des éditeurs de logiciels de gestion et d’automatisation des processus métiers (Sage, ReadSoft, Lexmark Enterprise software), et aujourd’hui à la tête du département marketing de l’éditeur international de solutions e-achat SynerTrade, une filiale de Digital Dimension, Kristina évolue dans la digitalisation des processus métiers notamment de la finance et des achats. Kristina détient une Maîtrise de Sciences de Gestion de l’Université Paris IX Dauphine avec une spécialisation en marketing.

 

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