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Gestion des appels d’offres : des outils efficaces pour faire simple
Tribunes | 06/06/2017

Gestion des appels d’offres : des outils efficaces pour faire simple

Les solutions eAchats offrent une variété infinie de possibilités et d’opportunités destinées à optimiser le sourcing pour les acheteurs et à toujours sélectionner les fournisseurs pertinents avec des paramètres toujours plus nombreux. C’est cette complexité qui, poussée à l’excès, peut se révéler être un piège pour les acheteurs. Il revient aux directeurs achats d’être vigilants et d’accompagner leurs équipes en transmettant des bonnes pratiques et d’utiliser tous les outils que la plateforme met à leur portée. Huib Kruger, consultant avant-vente chez SynerTrade vous livre quelques conseils pour gérer vos appels d’offres plus simplement. 

 

Le template : capitalisez sur un outil puissant

L’utilisation de templates dans les applications d’eAchats suscitera davantage l’adhésion des acheteurs à votre plateforme de gestion d’appels d’offres et leur servira d’appui pour créer leurs cahiers des charges. Ces templates favorisent également l’harmonisation des consultations, ce qui va se répercuter en termes de qualité sur l’ensemble du processus et du projet achat. Votre entreprise a tout à y gagner ! Les directeurs achats doivent garder en tête que le mieux est l’ennemi du bien. La règle générale est de rester simple si l’on veut retirer tout le bénéfice des templates intégrés.

 

Les 5 règles essentielles des templates pour un RFX

1. Ne perdez pas votre temps à créer des templates pour chaque catégorie de dépenses, vous vous compliquerez la tâche et perdrez du temps. Restez dans une limite de 3 à 5 templates, cela canalisera également le choix de vos acheteurs.

2. Pensez à créer vos templates comme un ensemble flexible de clauses. Utilisez des clauses pour les services ou les produits pour que vous puissiez passer facilement des achats indirects à des achats directs.

3. Pratiquez l’approche entonnoir : il est plus facile de simplifier un template que d’en upgrader un. Mieux vaut exclure des clauses inutiles ou superflues de façon progressive.

4. Pensez flexibilité : si le template vous permet d’automatiser certaines parties du travail, il ne doit pas en brider la dimension humaine et la créativité de vos équipes. Il faut prévoir des espaces de flexibilité dans ces canevas pour libérer la valeur ajoutée de vos collaborateurs et bénéficier de leurs compétences réelles d’acheteurs.

5. Favorisez le travail collectif et la co-création. Il est impératif que la responsabilité des clauses du template soit portée par les collaborateurs ou services pertinents, et pas par les acheteurs eux-mêmes : il en va de la qualité des appels d’offres et de votre image auprès des fournisseurs et prestataires potentiels. Par exemple, confiez les clauses légales au service juridique. Dans le cadre d’une prestation marketing, les clauses relatives au format des livrables seront précisées par le service marketing/communication.

Le template est un outil très efficace pour permettre à vos acheteurs d’exprimer leurs compétences et leur expérience sur leur cœur de métier. Les templates intégrés à votre solution d’eAchats ne sont pas un outil de standardisation, mais un socle à partir duquel toute la valeur ajoutée de votre équipe achats peut se révéler pleinement.

 

Penser « simplicité et flexibilité » vous permettra d’harmoniser vos appels d’offres, avec une incidence positive sur l’ensemble du projet achats de votre entreprise. La relation de coopération des achats avec les partenaires externes — fournisseurs — et internes, à savoir les différents services de l’entreprise, sera favorisée, donc plus efficace. Vos équipes achats, libérées de tâches administratives ou à faible valeur ajoutée, seront dynamisées et pourront aller plus loin dans l’innovation, la sélection de fournisseurs et tout ce qui constitue leur cœur de compétences.

A propos de l'auteur
Huib Kruger, consultant avant-vente chez SynerTrade

Huib Kruger, consultant avant-vente chez SynerTrade