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Les 5 règles pour créer un tableau de bord de qualité
Tribunes | 20/03/2017

Les 5 règles pour créer un tableau de bord de qualité

Nous le savons, il n’y a pas de projet e-Achat sans la mise en place d’un ou plusieurs tableaux de bord. Mais se posent alors la question de leur véritable rôle : sont-ils vraiment toujours utiles ? Et si oui, à qui profitent-ils ?

Un tableau de bord dit “utile” est un tableau de bord dont les règles sont indiscutables, dont les indicateurs ne sont pas réservés qu’au management, et qui surtout n’est pas uniquement informatif (comme un outil de reporting) mais qui permet d’avertir et de prendre de bonnes décisions.

Bertrand Gavroy, consultant avant-vente chez SynerTrade vous donne 5 règles de base pour produire un tableau de bord de qualité. Ces règles ne sont pas classées par ordre d’importance et doivent toutes être respectées autant que possible.

 

Règle N°1 : toujours donner un indicateur de comparaison

Un indicateur perd de sa valeur s’il n’est pas accompagné d’une valeur de comparaison. Un exemple très connu consiste à comparer le montant total des dépenses réelles, au montant prévisionnel. De la même façon, cette démarche doit s’appliquer à tous les indicateurs. Par exemple, le nombre de fournisseurs actifs peut être comparé au même indicateur de l’année dernière : si le nombre de fournisseurs a tendance à diminuer par rapport aux années précédentes, vous pouvez alors agir en conséquence.

C’est le respect de cette règle qui peut transformer un tableau de bord purement informatif (je constate uniquement que j’ai X fournisseurs actifs) à un tableau de bord décisionnel (j’ai plus de fournisseurs que l’an passé : il faut donc mettre en place des processus visant à réduire le panel).

 

Règle N°2 : le tableau de bord doit être réaliste

Il est important d’évaluer le retour sur investissement d’un indicateur. Choisissez alors vos indicateurs judicieusement pour pouvoir les suivre. Prenons pour exemple la justification de la performance achat via des facteurs externes (hausse des indices, expansion de la société, etc…). Si ce suivi est envisageable sur de la transformation simple de matières premières (industrie), il devient extrêmement compliqué et approximatif lorsqu’il faut calculer des indices combinés (qui prennent en compte par exemple plusieurs matières et l’inflation et le coût de carburant...).

Il faut donc faire preuve de pragmatisme : demandez-vous si l’indicateur est calculable. Si oui, vérifiez qu’il vous apporte plus que ne vous coûte vos efforts pour le calculer et optimiser la collecte et la qualité de vos données.

 

Règle N°3 : Penser que l’indicateur doit aboutir à une prise de décision

Si l’utilisateur n’est pas à même de prendre sa décision à la fin de sa navigation dans l’outil décisionnel, ou s’il doit faire un export, reformater ou ajouter des données à l’indicateur alors cela signifie que le tableau de bord n’est pas performant.

L’erreur commune est la tendance à se conformer à ce que l’on connait déjà. Très souvent on reproduit un tableau, graphique, indicateur que l’on a eu l’habitude de voir sans se reposer cette question : est-il suffisamment abouti ?

Une autre erreur est faite par de nombreux utilisateurs qui demandent un tableau trop exhaustif, comme pour se rassurer d’avoir toutes les données possibles. Avec trop de données, le tableau de bord perd de son efficacité, ce qui vous fait perdre du temps.

 

Règle N° 4 : Visualiser les données

On parle beaucoup de la qualité des données. C’est effectivement primordial mais il ne faut pas non plus négliger l’aspect visuel d’un tableau de bord. Non pas pour des raisons cosmétiques, mais parce que certaines représentations peuvent conduire à des erreurs ou à des insuffisances d’interprétation.

Prenons par exemple, un tableau de notes fournisseurs basique : si l’on convertit ce tableau en nuage de points, on a alors une vision intégrale des fournisseurs en un coup d’œil et leur dispersion. On peut ensuite facilement sélectionner les fournisseurs à partir de leur plage de notation (en dessous, au-dessus de tant) ou encore introduire de nouvelles informations (par exemple, la taille des points peut représenter le volume de dépense des fournisseurs et l’axe des ordonnées peut être le nombre d’évaluateurs).

Voilà comment transformer un rapport et le rendre efficace en jouant simplement sur sa représentation visuelle.

 

Règle N°5 : le tableau de bord n’est pas réservé au management !

Il ne faut pas confondre reporting (souvent synonyme de contraintes pour les opérationnels car il faut restituer une information au management) et analyse décisionnelle. Le tableau de bord -dans sa fonction d’outil d’analyse- doit être accessible à tous. En effet, tous les acteurs, à différents niveaux, sont amenés à prendre des décisions. Très souvent un indicateur pour le CPO pourra être aussi utile -sur un périmètre plus restreint- à un acheteur opérationnel.

 

A propos de l'auteur
Bertrand Gavroy - Consultant avant-vente chez SynerTrade

Bertrand Gavroy - Consultant avant-vente chez SynerTrade