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Malakoff Médéric met en place SynerTrade Accelerate
Success Stories | 17/10/2017

Malakoff Médéric met en place SynerTrade Accelerate

Retour d'expérience : Géraldine Mirre, Chargée de Mission au sein de la Directions Achats de Malakoff Médéric nous parle de la solution SynerTrade Accelerate et revient sur la situation avant et après l’implémentation de l’outil.

 

Malakoff Médéric est un groupe de protection sociale présent dans deux domaines : la gestion de la retraite complémentaire et les assurances de personnes. Avec un chiffre d’affaires de 3,8 Mds d’euros, l’entreprise souhaite être performante dans tous ses métiers, y compris les Achats.

 

Quel était le contexte au sein de la Direction Achats de Malakoff Médéric avant l’implémentation d’Accelerate ?

Avant de bénéficier de la plateforme Accelerate, nous fonctionnions avec une méthode « manuelle ». Les appels d’offres étaient donc libres et hétérogènes, c’est un des points que nous souhaitions améliorer.

De même, nous n’avions pas de véritable suivi des activités Achats car nous ne pouvions pas voir les chiffres. On avait donc du mal à bâtir des stratégies Achats car nous n’avions pas de visibilité en temps réel sur ce qui se passait au niveau des dépenses. Et enfin, nos prescripteurs jugeaient le temps d’achats trop long.

Voici donc les points sur lesquels nous devions travailler pour nous améliorer.

 

Pouvez-vous nous en dire plus sur les freins et facteurs clés de succès de ce projet ?

Le frein principal du projet était de faire adhérer les utilisateurs à la plateforme, à savoir d’abord la Direction Achats, puis nos utilisateurs internes. Pour ce faire, nous avons été appuyés par des facteurs clés très important. Par exemple, nous avons pu bénéficier d’un fort sponsor de la Direction Générale, ce qui nous a beaucoup aidé dans notre projet.

Un autre des facteur clés a été le fait que ce soit un projet purement Achats. En effet, puisqu’il s’agissait d’une plateforme SaaS, nous avons donc eu la possibilité de traiter ce projet seulement par les Achats.

De plus, toute la Direction des Achats - aussi bien les acheteurs que les assistantes - se sont impliqués dans ce projet, ce qui a été à l’origine de son succès.

Enfin le fait que l’on centralise tout sur une seule plateforme était logique et une évidence, ce qui a facilité son implémentation.

 

Quels ont été les bénéfices concrets suite à l’implémentation de cet outil ?

Le premier bénéfice que nous avons noté est lié au Reporting. Cette fonction a été vraiment efficace, même si elle a été améliorée par la suite. Avec ce Reporting, nous avons une visibilité que peu de Direction Achats -qui ne sont pas équipés- peuvent avoir. Je parle d’une visibilité à la fois sur la totalité de nos dépenses, mais aussi sur toutes nos actions au niveau des Achats. Ce Reporting est en plus immédiat ! Ce qui signifie que l’on voit tout de suite en temps réel ce qui se passe.

La plateforme Accelerate nous a aussi permis d’augmenter notre productivité. Il y a maintenant moins de perte de temps lors de l’envoi des appels d’offre ou la gestion des fournisseurs.

Et surtout un point qui est, je pense, le plus important : cet outil a également donné de la valeur aux acheteurs auprès des autres directions. Finalement c’est le bénéfice le plus important pour une Direction Achats.

Enfin, un dernier bénéfice que nous avons découvert plus tard dans le temps : chez Malakoff Médéric nous avons beaucoup d’audit, on doit donc faire très attention à la réglementation. La plateforme SynerTrade Accelerate a passé avec succès tous les audits que l’on a eu et réponds bien en général aux demandes qui nous sont faites. Cet outil nous a beaucoup aidé pour nous mettre aux normes.

 

Comment envisagez-vous le futur de votre collaboration avec SynerTrade ?

Cette année nous avons fait un projet qui n’est pas encore tout à fait finalisé : la montée de version de l’outil.

Nous avions un projet interne qui était l’excellence opérationnelle et nous nous en sommes servi pour mener des ateliers auprès des acheteurs et des assistantes. Nous avons fait remonter les points d’étranglement dans les processus, les irritants, les attentes, et grâce à ce projet, nous avons pu tout faire remonter pour aller voir SynerTrade et leur demander exactement ce que l’on voulait. Ceci a énormément facilité le déroulé du projet parce que l’on venait avec de vraies attentes et nous avons facilement pu ouvrir la discussion avec SynerTrade.

Nous avons donc eu beaucoup d’améliorations. D’abord, il n’y a pas de doutes, une meilleure expérience utilisateur. Comme les gens bénéficiaient déjà de l’outil, nous avons eu de bons retours sur l’ergonomie et sur l’expérience utilisateur.

Ensuite, nous avons décidé de mettre en place des interfaces, actuellement en cours de finalisation. Ces interfaces vont être le petit plus pour nous au niveau risques. Puis nous avons amélioré tous les modules, par rapport à nos processus et à nos attentes, tout en gardant les standards de SynerTrade.

Nous finalisons actuellement ce projet de montée de version : il ne nous reste plus que les reportings et les interfaces à finaliser. Mais nous sommes déjà en réflexion sur les prochains projets à réaliser, notamment la signature électronique qu’on ne pouvait pas faire avant. Nous souhaiterions également développer la partie SRM comme nous l’avons fait pour les autres modules. Enfin nous avons plusieurs réflexions sur l’eProcurement et la meilleure façon d’améliorer notre agilité et notre souplesse face au métier.