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Ist Procure-to-Pay eine Frage der Prozesseffizienz?
Essay | 04/04/2017

Ist Procure-to-Pay eine Frage der Prozesseffizienz?

Beschaffungsabteilungen haben in den letzten Jahren intensiv daran gearbeitet, effektive Einsparungen zu erzielen und Unternehmenskosten zu senken. Mittlerweile erhöht sich zunehmend der Bedarf an Exzellenz im gesamten Procure-to-Pay-Prozess und die Beschaffung sieht sich neuen Chancen und Herausforderungen ausgesetzt, um die strategischen Unternehmensziele zu erreichen. Tauchen Sie tiefer in den Procure-to-Pay-Prozess ein mit Giulia Marinoni, Pre-Sales Consultant bei SynerTrade.

 

Das Phänomen der Digitalen Transformation beeinflusst auch grundlegend die Beschaffungsabteilung. Geschäft, Aktivitäten, Prozesse, Kompetenzen und Modelle ändern sich ständig durch digitale Technologien und der „Nexus of Forces“-Effekt breitet sich immer weiter aus. Mobility, Cloud, Big Data und soziale Netzwerke sind allesamt Elemente, die unsere Art, zu leben und zu arbeiten, beeinflussen. Die Beschaffung muss auf die herausfordernde und sich ständig ändernde Umgebung reagieren, in der sie agiert, indem sie neuen Erwartungen gerecht wird, diversifizierten Stakeholdern dient, neue Talente anzieht und vieles mehr.

Unter diesen Umständen richten Beschaffungsverantwortliche ihren Fokus auf Procure-to-Pay-Prozesse und -Technologien. Best-in-class-Organisationen haben bewiesen, dass es große Vorteile bringt, den gesamten Procure-to-Pay-Prozess auf ein herausragendes Niveau zu bringen, indem sie den einsparungsgetriebenen Source-to-Contract-Prozess mit dem transaktionalen Downstream in Einklang bringen, von der Anforderung über die Bestellung und Lieferung bis hin zur Rechnungsverwaltung. Sind diese Vorteile nur eine Frage der Prozesseffizienz?

 

1. Optimierte Prozesseffizienz erreichen

 

Optimierte Beschaffungsaktivitäten zu erreichen, die die Hebelwirkung der Prozesseffizienz nutzen, stellt einen wichtigen Vorteil der Procure-to-Pay-Exzellenz dar. Mustergültige Organisationen nutzen ihre E-Procurement-Technologie, um Bestätigungen zu digitalisieren, Liefertermine zu verbessern und den Rechnungsstellungsprozess zu verwalten – und dabei Tage bis Wochen aus dem Einkaufsprozess einzusparen, während manuelle Eingriffe reduziert werden. Verkürzte Bestellung-zu-Rechnungsstellungs-Zyklen können zusätzliche Vorteile bieten, inklusive der Möglichkeit, Frühzahlerrabatte zu nutzen. Eine gut funktionierende Beschaffung ist eine der Hauptursachen für Effizienzzuwächsen und Einsparungen über die gesamte Organisation hinweg. Best Practices sind dabei unter anderem:

 

  • Bestellung-zu-Rechnungsstellungs-Automatisierung: Durch Technologienutzung im P2P-Prozess können Beschaffungsabteilungen sowohl Zeitzyklen als auch Transaktionskosten verringern, während der Spend-Anteil am Purchase-to-Pay-Prozess erhöht wird.
  • Rationalisieren Sie die Lagerhaltung um die Unkosten zu verringern: Wenn der zu verwaltende Spend-Betrag steigt, werden mehr Ressourcen zur Verwaltung benötigt. Durch Reduktion und Rationalisierung der Lagerhaltung kann eine Organisation eine höhere Effizienz erreichen.
  • Neuzuteilung der strategischen Aktivitäten: Als Resultat der Automatisierung und Technologienutzung können Beschaffungsverantwortliche ihre Ressourcen auf strategischere Aufgaben umverteilen und damit einen Mehrwert für die gesamte Organisation zu erzielen.

Die Rationalisierung des ganzen Procure-to-Pay-Prozesses dient aber nicht nur der Erzielung optimierter Prozesseffizienz im gesamten Unternehmen, sie ist sehr viel mehr als das.

 

2. Maximieren Sie Ihre Wertschöpfung durch die Verbesserung der internen und externen Kommunikation

 

Wenn ein Unternehmen ein Programm durchführt, um seinen Procure-to-Pay-Prozess zu verstärken, maximiert es die Wertschöpfung für seine eigene Organisation, indem es die Kommunikationsbarrieren abbaut und eine transparente Beziehung zwischen der Beschaffung, den anderen Funktionen oder Abteilungen und allgemein ihrem gesamten Zuliefermarkt begünstigt. Best-in-class-Organisationen nutzen die Integration des Zulieferbasis in ihren Beschaffungsprozess. Zu einem beispielhaften Vorgehen gehören:

 

  • Die richtige Zulieferbasis identifizieren: Nicht alle Lieferanten müssen in die Beschaffungskette eingebunden werden. Die relevante Zulieferbasis setzt sich aus den Lieferanten zusammen, die den Großteil der Transaktionen ausmachen. Die Eingrenzung der Ziel-Zulieferbasis entspricht eine, Zuwachs an “return on connectivity“.
  • Implementieren einer Technologie zum Lieferantenbeziehungsmanagement: Durch das Einsetzen eines spezialisierten SRM-Tools ist es möglich, sich über die gesamte Beschaffungskette hinweg auszutauschen und zu interagieren: von der Vergabe über Bestellung und Empfang bis zur Rechnungsstellung.
  • Ziele setzen: Um die Wertschöpfung zu maximieren, ist es äußerst wichtig, klare Ziele und Schlüsselkennzahlen zu definieren, messen und kontrollieren, um die Gesamtleistung kontinuierlich zu verbessern.

 

3. Stellen Sie die Zufriedenheit der Stakeholder sicher

 

Ein weiterer treibender Faktor für Procure-to-Pay-Exzellenz ist die Fähigkeit, allen Angestellten eines Unternehmens ein richtiges “Einkaufserlebnis” zu bieten, mit einer breiten Spanne an Optionen und Verfügbarkeiten von Gütern und Dienstleistungen.

Durch die Sicherstellung der Stakeholder-Zufriedenheit wächst die Annahme einer eProcurement-Technologie prozentual, was zu erhöhter Effizienz und größeren Einsparungen führt. Die Best Practices hierfür:

 

  • Bieten Sie mobile Optionen an: In der heutigen Welt wird Mobilität genutzt, um eine Vielzahl an Funktionen zu erfüllen. So wird es in der Beschaffung möglich, einfache und intuitive Funktionen wie Genehmigungen mobil umzusetzen.
  • Nutzen Sie die Hebelwirkung auf “soziale” Funktionalitäten: Wir haben die Kommunikation zwischen Stakeholdern angesprochen; diese Kommunikation und Beziehung können Sie mit den Social Apps Ihrer eProcurement-Lösung vertiefen
  • Machen Sie es unkompliziert: Reduzieren Sie die Klickanzahl für Aktivitäten, die keinen Mehrwert generieren und verkürzen Sie die Einkaufserfahrung, indem Sie sie einfach und intuitive halten.

 

4. Verbessern Sie die Vertragserfüllung

 

Zu guter Letzt geht es bei der Verbesserung des Procure-to-Pay-Prozesses auch um die Hervorhebung der gesamten Beschaffungskonformität durch die Stärkung der Kohärenz zwischen Einkäufen und die vereinbarten Vertragspreise und -bedingungen. Best-in-class-Organisationen nutzen die Vorteile der Vertragseinhaltung. Zu diesen Best Practices gehören:

 

  • Priorisieren Sie die zu verwaltenden Spend-Kategorien: Es ist wichtig, eine Prioritätsstrategie festzulegen, während man die Kern-Spend-Kategorien definiert, innerhalb derer man daran arbeiten kann, die Vertragserfüllung zu verbessern.
  • Nutzen Sie die Hebelwirkung auf Reporting-Möglichkeiten: Ein mächtiges Reporting-Tool, das in eine spezifische eProcurement-Lösung integriert ist, kann die Sichtbarkeit über die gesamte Vertragseinhaltung verbessern und dokumentieren.

 

 

Ein gutes Management Ihres Procure-to-Pay-Prozesses ermöglicht es Ihnen, die Effizienz und Leistung ihrer Beschaffungsabteilung zu erhöhen, generiert aber auch Vorteile für das gesamte Unternehmen!Einsparungen, Mehrwertgenerierung, Digitalisierung, Agilität, Innovation, Kommunikation… die Liste kann fortgesetzt werden.

About the author
Giulia Marinoni, Pre-Sales Consultant bei SynerTrade

Giulia Marinoni, Pre-Sales Consultant bei SynerTrade