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Die 5 Regeln bei der Lieferung nützlicher KPIs im Einkauf
Essay | 12/06/2017

Die 5 Regeln bei der Lieferung nützlicher KPIs im Einkauf

Wie wir wissen , spielt in jedem e-Procurement-Projekt die Einführung eines oder mehrerer Dashboards eine Rolle. Was die Frage aufwirft, wozu sie eigentlich gut sind: Sind sie wirklich hilfreich? Falls ja, wem bringen sie Vorteile? Ein „nützliches“ Dashboard ist eines mit unumstößlichen Regeln, Indikatoren, die nicht nur dem Management vorbehalten sind und vor allem eines, das nicht nur informativ ist (vergleichbar mit einem Reporting-Tool), sondern auch Warnhinweise ausgibt und dabei hilft, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Bertrand Gavroy, Pre-Sales Consultant bei SynerTrade, gibt Ihnen 5 grundlegende Regeln für ein hochwertiges Dashboard an die Hand. Diese Regeln sind nicht ihrer Wichtigkeit nach geordnet und sollten alle gleichermäßen so weit wie möglich beachtet werden.

 

Regel Nr. 1: Bieten Sie immer einen Vergleichsindikator an

Ein Indikator ist weniger wertvoll, wenn er nicht von einem Vergleichswert begleitet wird. Ein wohlbekanntes Beispiel hierfür wäre der Vergleich von tatsächlichen Gesamtausgaben mit den vorläufigen Zahlen. Dieser Ansatz sollte gleichermaßen auf alle Indikatoren angewendet werden. Die Anzahl aktiver Lieferanten kann beispielsweise mit der Vorjahreszahl verglichen werden. Tendiert die Lieferantenanzahl im Vergleich mit den vorangegangenen Jahren nach unten, können Sie rechtzeitig die angemessenen Maßnahmen einleiten.

Das Einhalten dieser Regel kann aus einem rein informativen Dashboard (‚Ich sehe, dass ich X aktive Lieferanten habe‘) ein wichtiger Ratgeber bei der Entscheidungsfindung werden (‚Ich habe mehr Lieferanten als im vergangenen Jahr, also sollte ich die Prozesse zur Reduktion der Panelgröße einleiten.

 

Regel Nr. 2: Das Dashboard sollte realistisch sein

Es ist wichtig den ROI des Indikators zu ermitteln. Wählen Sie Ihre Indikatoren sorgfältig aus, um sie nachverfolgen zu können. Lassen Sie uns zum Beispiel einen Blick werfen auf die Justierung der Beschaffungsleistung mittels externer Faktoren (steigende Indizes, Firmenwachstum etc.). Während die Nachverfolgbarkeit sich beispielsweise im Fall der Verarbeitung eines bestimmten Rohmaterials (Industrie) sich vergleichsweise einfach gewährleisten lässt, wird dies sehr kompliziert und ungenau, wenn kombinierte Indizes berechnet werden müssen (die zum Beispiel verschiedene Materialarten, die Inflation und Treibstoffkosten mit berücksichtigen).

Aus diesem Grund ist es unabdingbar, pragmatisch zu handeln: Stellen Sie sicher, dass der Indikator kalkulierbar ist. Wenn dies zutrifft, prüfen Sie, ob er Ihnen mehr nützt als sie der Aufwand zur Kalkulation kostet und optimieren Sie Datensammlungsprozess und Datenqualität. 

 

Regel Nr. 3: Beachten Sie, dass der Indikator zu einer Entscheidung führen muss

Wenn der Nutzer nicht in der Lage ist, die Entscheidung zu treffen, nachdem er das Entscheidungsfindungs-Tool nutzt, oder wenn er Daten exportieren, umformatieren oder hinzufügen muss, bedeutet das, dass das Dashboard seine Leistung nicht erbringt.

Wir neigen zu dem beliebten Fehler, uns daran festzuhalten, was wir bereits wissen. Oft kopieren wir eine Tabelle, Grafik oder einen Indikator, an deren Anblick wir gewöhnt sind, ohne uns die Frage zu stellen: Ist sie vollständig genug?

Ein weiterer Fehler, den viele Anwender machen, ist der Wunsch nach einem übermäßig ausführlichen Dashboard, um alle denkbaren Daten zur Verfügung zu haben. Mit zu vielen Daten wird das Dashboard ineffizient und kostet Sie Zeit. 

 

Regel Nr. 4: Visualisieren Sie die Daten

Wir reden viel von Datenqualität, und das wird ihrer Wichtigkeit durchaus gerecht. Aber wir sollten darüber nicht die visuelle Seite eines Dashboards übersehen. Nicht aus kosmetischen Gründen, sondern weil bestimmte Arten der Datenvisualisierung zu Fehlern oder Interpretationslücken führen kann. Lassen Sie uns als Beispiel von einem einfachen Lieferanten-Scoreboard ausgehen. Wenn wir die Tabelle in ein Streudiagramm umwandeln, erhalten wir eine aussagekräftige Übersicht über die Lieferanten und ihre Verteilung auf einen Blick. Dadurch wird es einfach, Lieferanten anhand ihres Scorings auszuwählen (mehr oder weniger als x) oder sogar neue Faktoren einfließen zu lassen (zum Beispiel kann die Größe der Punkte das Ausgabenvolumen und die y-Achse die Anzahl der Bewerter repräsentieren).

So kann man einen Bericht transformieren und effektiv machen, indem man lediglich mit der Darstellung experimentiert. 

 

Regel Nr. 5: Das Dashboard ist nicht nur für das Management gedacht!

Sie sollten Berichterstattung (oft synonym mit Einschränkungen für die Mitarbeiter, da sie Daten ans Management übermitteln müssen) nicht mit Entscheidungsanalysen verwechseln. Jeder sollte Zugriff auf das Dashboard in seiner Funktion als Analysewerkzeug haben. Alle Akteure, auf allen Ebenen, müssen Entscheidungen treffen. Oft kann ein Indikator für den CPO auch – in eingeschränkterer Weise – für einen operativen Einkäufer nützlich sein.

 

About the author
Bertrand Gavroy, Pre-Sales Consultant bei SynerTrade

Bertrand Gavroy, Pre-Sales Consultant bei SynerTrade